Les 4 principales catastrophes dans la gestion des événements et comment les prévenir

La gestion d’événements est l’un des domaines les plus stressants dans lesquels travailler – il y a tellement de détails qui doivent être pris en charge qu’il est presque garanti qu’au moins certaines choses iront mal et devront être corrigées rapidement.

catastrophes dans la gestion des événementsEn fait, il n’y a aucun moyen de se protéger même des revers majeurs qui pourraient ruiner tout l’événement. La seule chose que vous puissiez faire est d’être aussi préparé que possible et d’essayer de résoudre le problème au mieux de vos capacités. Heureusement, même dans les pires catastrophes de gestion d’événements, comme vous pouvez l’imaginer, il existe encore des stratégies que vous pouvez adopter pour vous aider à garder une longueur d’avance et à vous assurer que l’événement n’échoue pas.

Voici les quatre principales catastrophes de gestion d’événements que vous pourriez rencontrer, ainsi que quelques conseils pour tirer le meilleur parti de la situation actuelle.

Les chiffres importants s’annulent à la dernière seconde

Même si vous prenez toutes les précautions nécessaires pour gérer votre événement d’entreprise, il y a toujours la petite chance qu’un conférencier ou un animateur annule à la dernière minute.

Cela peut être un coup dévastateur pour votre événement, surtout si vous manquez un conférencier crucial qui était l’un des principaux atouts pour amener les participants à venir en premier lieu.

C’est pourquoi, si vous ne voulez pas que votre événement se transforme en échec et ruine votre réputation dans l’industrie, il est essentiel d’avoir une sauvegarde solide en place pour le remplacer.

È comprensibile che il backup possa non avere la stessa statura della tua scelta originale, ma devi essere in grado di posizionarlo in un modo che dia una svolta positiva agli eventi e fornisca almeno un paio di motivi per cui il nuovo interprete o oratore potrebbe essere anche mieux.

Vous devez également informer vos invités dès que vous découvrez que quelqu’un a abandonné, car la pire chose que vous puissiez faire est d’essayer de cacher ce fait et de provoquer une déception massive pour l’événement lui-même.

Pas assez de participants

Voir des sièges vides lors de votre événement n’est agréable pour aucun organisateur d’événements.

Pire encore, si vous n’êtes pas en mesure de compiler des listes de participants, cela peut également nuire considérablement à votre réputation en tant qu’entreprise.

Mais malheureusement, dans une ville dynamique comme Londres, c’est une réalité courante : avec autant d’événements parmi lesquels choisir, certains sont voués à rester vides et infructueux. Les gens sont trop gâtés par les événements de classe mondiale qui se déroulent dans la ville chaque semaine.

Heureusement, si vous connaissez quelques tactiques simples, vous pouvez éviter ce scénario et vous assurer que vos événements ont toujours une fréquentation respectable.

Pour les événements payants, vous devez toujours suivre l’évolution de vos ventes de billets et apporter des modifications à votre stratégie et à vos tarifs pour atteindre vos objectifs. Si vous commencez les ventes assez tôt, vous aurez le temps de peaufiner ou de réviser complètement votre stratégie marketing afin qu’elle commence à produire des résultats.

Mais si vous organisez un événement gratuit, le nombre de participants peut être plus difficile à prévoir. Même si vous avez un système d’inscription, les événements gratuits auront toujours des gens qui ne viendront pas parce qu’ils ne sont pas perçus comme précieux, et les gens n’ont pas pris d’engagement financier.

C’est pourquoi vous devez toujours représenter au moins 15 % des personnes qui ne se présentent pas, même si vous remplissez vos listes d’inscription.

Trop d’invités

La plupart des gestionnaires d’événements ne se retiennent pas lorsqu’ils essaient d’attirer autant de participants que possible – il est naturel de vouloir occuper chaque siège à votre événement et d’en faire le sujet de discussion dans votre secteur pour les mois à venir.

Cependant, cette excitation peut rapidement se transformer en panique une fois que vous réalisez que le nombre de participants dépasse la capacité du lieu que vous avez réservé.

Cela est particulièrement vrai si vous n’avez pas de sauvegarde pour votre salle ou si vous découvrez que votre limite d’invités est dépassée à la dernière seconde – peu de choses sont aussi effrayantes pour une agence événementielle à Londres que de voir des foules s’accumuler à l’entrée sans laisser d’espace à l’intérieur. .

Heureusement, il existe des moyens de prévenir cette situation ou du moins de l’atténuer si elle se produit.

La technologie d’aujourd’hui vous permet de suivre le nombre exact de participants qui se présenteront à un événement. S’il s’agit d’un événement payant, l’indicateur le plus simple est le nombre de billets vendus, mais vous pouvez également utiliser un système d’enregistrement ou d’inscription gratuit pour vous aider à mesurer les chiffres et à choisir un lieu qui répond à vos besoins.

Mais s’il est trop tard et que vous êtes à un stade où vous devez vous précipiter pour une solution rapide, faites de votre mieux pour le garder aussi organisé et civilisé que possible.

En supposant qu’il s’agisse d’un événement gratuit, mettez quelqu’un à la porte et essayez de créer un système d’entrée basé sur qui est arrivé en premier, en vous excusant auprès de ceux qui n’ont pas réussi.

Si vous le pouvez, improvisez un moyen de créer au moins un peu plus d’espace à l’intérieur afin de pouvoir accueillir plus de personnes, mais assurez-vous de prendre en compte quelques facteurs avant de le faire.

Tout d’abord, vous devez vous assurer que l’entrée de plus de personnes que prévu ne compromet pas les protocoles de sécurité en cas d’urgence. Deuxièmement, vous devez vous assurer que l’événement est confortable et amusant et ne permet pas à votre lieu d’être trop encombré.

Tenez également compte des équipements et du nombre de salles de bains sur le site, car si le site a un nombre recommandé d’invités, il est probable qu’il ne pourra pas accueillir beaucoup plus de personnes que cela.

Mauvais temps

Lorsque vous organisez un événement en Angleterre, vous devez être prêt à tout en ce qui concerne la météo, surtout si vous organisez des événements de team building en plein air et que votre itinéraire dépend de si vous souhaitez passer du temps à l’extérieur.

Parfois, même les meilleurs plans sont gâchés par un changement soudain de temps – qu’il s’agisse d’un orage ou d’un vent fort, vous devrez peut-être improviser si vous ne le faites pas. Heureusement, en cas de mauvais temps, il existe des solutions simples pour le problème.

D’une part, vous pouvez toujours disposer d’un emplacement intérieur de rechange au cas où les activités de plein air deviendraient impossibles. Bien sûr, il peut être gênant de trouver un autre lieu pour votre événement, mais c’est une bien meilleure option que d’avoir à annuler complètement.

Mais même si vous avez un plan d’urgence en cas de mauvais temps, n’oubliez pas d’être honnête avec vos participants – faites-leur savoir à l’avance que si le temps se détériore, l’événement aura lieu à l’intérieur.

Cela réduira non seulement la déception du changement soudain de plans, mais garantira également que les gens se présentent réellement, car s’ils ne savent pas qu’il existe une option interne, beaucoup choisiront de l’ignorer complètement.


Sarah Hill est rédactrice de contenu chez Seven Events Ltd, une société de gestion d’événements leader au Royaume-Uni, proposant des voyages de conférence et de motivation, des services de recherche de lieux de conférence et des services de constitution d’équipes d’entreprise. Il a commencé sa carrière dans l’industrie de l’événementiel il y a près de dix ans. Au fil du temps, elle est devenue une blogueuse passionnée d’événements en partageant son point de vue sur la planification d’événements d’entreprise.

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