Les avantages commerciaux d’un service de réceptionniste virtuel

Les propriétaires de petites entreprises à travers le Royaume-Uni qui cherchent à se développer, ou même à démarrer du bon pied, doivent réduire les coûts dans la mesure du possible. L’installation du matériel, les salaires des employés et les factures d’exploitation contribuent tous aux dépenses substantielles associées au démarrage d’une entreprise et à la concurrence dans un paysage commercial de plus en plus concurrentiel.

Un service qui est devenu populaire ces dernières années en raison de sa capacité à réduire ces trois coûts est le logiciel de réceptionniste virtuel. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles ces services sont devenus si populaires :

service de réception virtuelleConstruire une expérience client positive

Les entreprises peuvent compter sur des réceptionnistes virtuels pour gérer les appels excédentaires ou répondre aux demandes des clients en dehors des heures de bureau. En pratique, cela signifie que les appels peuvent être redirigés vers un numéro externe (par exemple un téléphone mobile) ou vers une personne ou un service spécifique bien placé pour traiter de telles demandes. En cas de messages vocaux laissés, la réceptionniste virtuelle peut transcrire automatiquement le message vocal et l’envoyer par e-mail ou SMS, ce qui signifie que vous pouvez facilement accéder au message de n’importe où.

Cela peut ne pas sembler immédiatement évident, mais l’expérience client est un énorme aspect de la réussite commerciale, des opportunités et de la rentabilité à long terme. En fait, 62 % des clients ont cessé de faire affaire avec une entreprise après avoir reçu un « mauvais service client ». Et 76% des clients pensent que le service qu’ils reçoivent montre à quel point une entreprise les apprécie. Cela entraîne chaque année une perte de revenus stupéfiante de 62 milliards de dollars pour les entreprises américaines. Bien que les statistiques pour les autres régions ne soient pas aussi bien documentées, il est raisonnable de supposer que les attitudes des clients sont similaires dans le monde entier.

Avec des chiffres comme ceux-ci, il est clair qu’une réceptionniste virtuelle peut être un ajout essentiel à votre équipe, en particulier en ce qui concerne l’expérience client. En veillant à ce que tous les appels soient effectivement adressés à quelqu’un qui peut répondre à leur demande, les niveaux de satisfaction des clients sont augmentés

En plus des économies qu’un service de réceptionniste virtuel apporte à la table (en termes de coûts d’exploitation), il contribuera en fait à générer encore plus de revenus. C’est un changement subtil dans l’approche commerciale qui peut rapporter des dividendes.

La flexibilité est la clé

Réfléchissez à la raison pour laquelle vous avez lancé votre entreprise. Cela aurait pu être une combinaison de plusieurs raisons.

Peut-être vouliez-vous courir et définir votre propre horaire. Peut-être que vous vouliez être votre propre patron et entreprendre des projets intéressants a toi. Peut-être avez-vous rêvé de diriger vous-même une équipe performante. Peut-être souhaitez-vous travailler à distance depuis une plage de Bali.

Prenons ce dernier : pour que votre entreprise fonctionne avec un modèle d’entreprise allégé, vous devez mettre en place un processus à la fois flexible et distant.

Les entreprises qui utilisent un service de réceptionniste virtuelle réalisent évidemment qu’il y a toute une série de réductions de coûts et d’économies à réaliser en minimisant le rôle d’une réceptionniste sur une base de « besoin uniquement » en permettant à un logiciel virtuel de gérer le cœur du problème de gestion et renvoyer les appels téléphoniques entrants.

Peut-être le plus important de tous, un programme de réceptionniste virtuel vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler à distance, de communiquer ensemble tout en offrant à vos clients l’expérience d’une entreprise réelle, physique et concrète.

De même, si votre équipe s’appuie sur des ventes nécessitant des déplacements, vous pouvez compter sur une réceptionniste virtuelle pour assurer le fonctionnement quotidien de votre entreprise, quels que soient les fuseaux horaires ou les heures d’ouverture.

Opérations simplifiées

Si vous promettez à vos clients un service « de bout en bout », avez-vous vraiment la main-d’œuvre pour le faire ?

Une réceptionniste virtuelle est un déclencheur dans un certain nombre de flux de travail qui doivent se produire pour qu’une entreprise prospère. La plupart du temps, ils sont plus que de simples gardiens. Une fois les bons processus mis en œuvre, une réceptionniste virtuelle peut finir par gérer presque tous ces premiers points de contact essentiels, tout en servant également de planificateur, de solutionneur de problèmes et de support client.

« Nous sommes ouverts aux affaires… 24h/24 et 7j/7 ! »

Là où les réceptionnistes rémunérés traditionnels sont limités à des heures de travail contractuelles, les réceptionnistes virtuels ne se fatiguent jamais, ne tombent pas malades ou n’ont pas besoin de s’absenter du travail pour leurs congés annuels. Si la nature de votre entreprise nécessite un accès client 24h/24 et 7j/7, la seule option logique est d’emprunter la voie virtuelle !

C’est juste une autre façon pour une réceptionniste virtuelle d’aider votre entreprise à aller plus loin. 74 % des consommateurs déclarent que la rapidité avec laquelle une entreprise répond lorsqu’elle dépose une plainte ou une demande est un « élément essentiel de l’expérience client globale ».

Les chiffres parlent d’eux-mêmes, n’est-ce pas ? Dans cet esprit, il est peut-être temps d’envisager d’utiliser un service de réceptionniste virtuel professionnel tel que le leader du marché eReceptionist pour parler au nom de votre entreprise et vous aider à vous concentrer sur la fourniture du niveau de service ou de la norme de produit qui vous rend digne de le temps précieux et l’argent durement gagné de vos clients.

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