Les coûts d’impression sont toujours hors de contrôle dans la plupart des entreprises, selon une nouvelle enquête commandée par Oki Systems UK.
Son enquête auprès des décideurs, y compris des PDG et des directeurs financiers, des cadres de bureau, des directeurs informatiques et des responsables informatiques, révèle que 52 % ne savent pas combien ils dépensent pour l’impression, et ce chiffre monte à 66 % pour les entreprises de la tranche supérieure. le spectre des PME.
Les prévisions prospectives pour les bureaux sans papier sont également ambiguës, l’enquête révélant que 44% des PME conscientes de leurs dépenses d’impression dépensent plus de 10 000 £ par an, 47% d’entre elles imprimant plus d’une boîte de papier de format standard par la semaine. Tout aussi surprenant est que les PME qui comprennent leurs coûts et reconnaissent leurs volumes d’impression pensent également qu’une grande partie de leurs impressions est superflue et contribue à un manque de contrôle des coûts : 39 % déclarent que leur entreprise dépense trop en raison d’impressions inutiles par les employés.
Dans le même temps, il est également prouvé que les flux de travail deviennent de plus en plus électroniques ; 85 % des répondants utilisent des appareils multifonctions (MFD) et 65 % de l’échantillon total les utilisent pour gérer des documents. Mais même ici, des inefficacités se glissent dans la gestion quotidienne de l’entreprise, avec environ 30 % des entreprises de 500 à 1 000 employés affirmant que les appareils entravent en fait le flux de travail.
« Si un nombre croissant d’entreprises déploient des MFD avec des fonctionnalités telles que la numérisation vers un e-mail qui réduisent le nombre de fois qu’un document doit être imprimé, mais croient toujours qu’une grande partie de l’impression effectuée est inutile, elles doivent revoir leur processus et surveillent de près leur parc d’impression », déclare Andrew Hall, directeur marketing, OKI.
« Il est inquiétant de constater que même après le climat économique de ces dernières années, lorsque les entreprises ont été contraintes de contrôler strictement leurs coûts, tant d’entreprises ne savent toujours pas combien elles dépensent pour l’impression, ni même combien elles impriment.
« Les preuves montrent que travailler avec un fournisseur de services d’impression gérés peut aider les petites et moyennes entreprises à assumer le coût de l’impression, en les éliminant comme une dépense inconnue tout en permettant un flux de travail plus efficace. »
Possibilité d’économiser
Malgré leurs inquiétudes concernant l’impression inutile, l’enquête met également en évidence le nombre d’entreprises qui manquent des moyens d’utiliser les dernières technologies d’impression pour économiser de l’argent. Environ 41 % (passant à 61 % parmi les entreprises de 100 à 249 employés) sous-traitent l’impression d’articles simples tels que des cartes de visite et / ou d’autres articles de papeterie, malgré le fait qu’il est désormais facile de le faire en interne à l’aide d’imprimantes artistiques graphiques ainsi que des modèles téléchargeables.
« La technologie d’impression s’est développée rapidement », poursuit Hall. « Imprimer des documents et des supports marketing de haute qualité en interne n’a jamais été aussi simple, et avec les bonnes imprimantes, cela réduira les coûts d’externalisation et augmentera la flexibilité des entreprises. »
« En particulier dans les secteurs dynamiques tels que la vente au détail ou les voyages, où des promotions rapides peuvent devoir être mises en œuvre, la capacité à créer une assurance qualité en interne pourrait être essentielle au succès de l’entreprise. »
Cependant, la dernière enquête d’OKI montre que des progrès sont réalisés dans l’impression mobile et à distance. Dans l’ensemble, 39 % des personnes interrogées ont déclaré pouvoir imprimer à partir d’appareils mobiles, et des preuves suggèrent que les petites et moyennes entreprises ont été plus rapides à adopter ces appareils ; 44 % des organisations de la catégorie 100 – 249 et 47 % de la catégorie 250 – 499 pourraient imprimer de cette façon. Les grandes organisations, avec une main-d’œuvre plus importante et plus éloignée, reconnaissent la valeur de pouvoir tirer parti de cette technologie, avec 86 % des répondants à l’enquête dans des entreprises de la taille de 500 à 1 000 suggérant que l’impression mobile aurait un impact sur leur agence.