Les entreprises doivent enfin prendre le contrôle de la grande inconnue

Nous avons tous entendu parler de données obscures. C’est un titre accrocheur qui fait intentionnellement penser à la matière noire, la force invisible dans l’espace qui n’a jamais été directement observée, mais c’est quelque chose que les astronomes nous disent qui a un impact significatif sur tout ce qui l’entoure.

données obscuresCependant, dans un monde où l’explosion des données devient déjà un énorme défi, les grandes questions sont de savoir comment la contrôler et comment en tirer parti ?

Gartner a défini les données obscures comme « des actifs informationnels que les organisations collectent, traitent et stockent dans le cadre de leurs activités normales, mais ne les utilisent généralement pas à d’autres fins », ce qui fait non seulement allusion au gaspillage, mais également aux opportunités gâchées.

Il ne fait aucun doute que la conservation de données inutiles « au cas où » s’avérera coûteuse pour les entreprises à l’avenir, à mesure que la technologie continue de progresser et que l’Internet des objets s’installe.

La quantité de données « excédentaires » générées deviendra un problème de plus en plus grave, tant en termes de coût de stockage que de risques inhérents.

C’est peut-être pour cette raison que certaines personnes pensent que les données obscures sont une force négative et que leur ascension est inexorable.

Bien sûr, il y a des coûts et des risques associés à la non compréhension et à la gestion des données, mais en trouvant et en exposant les données et en trouvant tous les endroits où elles se cachent, vous pouvez également gagner de l’argent facilement.

En fin de compte, les organisations doivent savoir ce que sont les données obscures et où elles se trouvent. Si vous ne le comprenez pas, comment pouvez-vous le contrôler, sans parler de la valeur qui y est cachée ?

La première chose à faire est peut-être de comprendre pourquoi tant d’entreprises gardent les données obscures en premier lieu.

Cacher les données sombres semble être non seulement planifié mais instinctif, comme si cela dépendait de la nature humaine. Les gens remplissent les greniers et les garages de choses « utiles » dont ils pourraient avoir besoin à l’avenir. L’équivalent commercial, c’est quand les gens disent « conservez vos données au cas où ». Combien d’argent est gaspillé dans le monde à cause de ces quelques mots ?

Peut-être que les données sont conservées « au cas où elles seraient nécessaires à l’avenir », en supposant qu’elles puissent être trouvées en cas de besoin, bien sûr. Ou parce qu’une entreprise pense que des informations futures inconnues peuvent être trouvées à l’aide de la technologie d’analyse future.

Peut-être est-il déposé pour l’idée fausse que conserver plus de données signifie qu’une entreprise est moins susceptible de perdre quelque chose. Ou parce qu’une entreprise pense que les données sont comme un livre rare et que leur valeur monétaire et nostalgique peut augmenter.

Toutes ces idées fausses conduisent à une accumulation de données obscures inutiles et intrinsèquement risquées.

Il est essentiel de disposer d’un système de gestion des informations approprié pour éviter de stocker trop de données sombres.

Voici donc quelques conseils pour vous aider à démarrer :

10 conseils utiles pour éviter l’accumulation de données obscures dans votre entreprise :

  1. Ne l’acceptez pas car le stockage des données est bon marché, tout peut être conservé.
  2. Créez des politiques pour la « formation intégrée » (lorsque le personnel entre dans l’entreprise) et ce qu’il advient des données (y compris les données sur les disques locaux, les ordinateurs portables, les disques partagés, les appareils amovibles et les appareils mobiles) lorsque le personnel quitte.
  3. Comprendre quelles réglementations exigent quelles données doivent être conservées pendant combien de temps. Ne le gardez pas plus longtemps que nécessaire, sauf si vous pouvez clairement en bénéficier.
  4. Ne croyez pas que toutes les données en volume suffisant sont du « Big Data » et ont donc de la valeur. Une grande partie ne sera pas utile dans les projets Big Data, d’autant plus qu’elle est souvent non structurée et dans différents formats.
  5. Assurez-vous que la suppression défendable (une politique globale visant à réduire à la fois les coûts de stockage et les risques juridiques associés au stockage d’une trop grande quantité de données) est activement utilisée.
  6. Au fur et à mesure que de nouveaux systèmes ou applications sont adoptés, réfléchissez aux données qu’ils accumulent et à la manière dont elles sont utilisées. N’exécutez pas de niveaux de journal de débogage à un paramètre trop élevé ou pendant plus longtemps que nécessaire pour trouver des problèmes.
  7. Juste parce que vous pouvez obtenir des données et les stocker, ne le faites pas sans une bonne raison.
  8. Chargez les centres de coûts pour le stockage. Si c’est gratuit, la dépendance aux données ne fera qu’augmenter et il y a peu d’incitations à la réduire.
  9. Disposez d’un système de gestion centralisé des e-mails qui n’utilise pas de fichiers « .pst » locaux, supprimant automatiquement les messages conformément à la politique de l’organisation.
  10. N’oubliez pas les nouvelles formes de données telles que la voix, la vidéo, le texte mobile ou les données des médias sociaux. Une grande partie de ces données seront dans le cloud, souvent placées là par les départements créatifs sans avoir d’abord contacté le service informatique, puis cachées.

Après avoir pris des mesures pour contrôler le stockage des données obscures, la prochaine étape pour les entreprises consiste à commencer à penser aux données d’une manière complètement différente et à comprendre ce qui est déjà stocké et sa valeur.

Voici donc des conseils sur la façon d’éclairer ces coins sombres et de faire fonctionner les données pour votre entreprise :

Cinq façons d’éclaircir les données sombres et de gagner en valeur

  • Utilisez un logiciel d’analyse au niveau des fichiers pour analyser le contenu des données plutôt que simplement leur date de création et d’expiration. Cela peut aider une entreprise à comprendre le contenu, le type, la taille et l’emplacement des informations.
  • Cartographier les sources de données générées par les systèmes internes ou reçues de sources externes : il s’agit de documenter « où » et « pourquoi » les données vivent et comment elles ont été dérivées.
  • Avoir un programme de gouvernance de l’information en place soutenu par les plus hauts niveaux de gestion et pratiqué au quotidien.
  • Prévoyez de purger les données d’une base de données à des moments précis dans le futur. Même si vous tenez de manière responsable, il est facile de manquer de temps. Ajustez vos plans de sauvegarde et de reprise après sinistre afin qu’ils ne sauvegardent plus de copies de données inutiles.
  • Parlez et communiquez avec les gens car tout ne sera pas officiellement documenté ou connu. Les solutions de contournement et les correctifs à court terme deviennent souvent monnaie courante dans l’environnement des entreprises, alors faites prendre conscience aux gens de l’impact de ne pas pouvoir gérer efficacement les données de tout le monde. Cela affecte tout le monde.

Ce n’est qu’après avoir terminé ces étapes que les entreprises peuvent commencer à trouver, comprendre et tirer parti des données qu’elles considéraient auparavant comme rien de plus qu’un déchet coûteux. Mettre en lumière les données sombres n’est qu’un début, mais c’est un bon début…

Par John Culkin, directeur de la gestion de l’information, Crown Records Management

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