Les fiches de paie papier et stylo sont-elles plus sûres que les fiches de paie en ligne ? Pas avec ces conseils de sécurité !

Les fiches de paie papier et les traces papier, en général, rendent plus difficile pour les escrocs de voler les paiements de sécurité sociale et les remboursements d’impôts.

25% de petites entreprises ils utilisent toujours un stylo et du papier pour leur paie uniquement pour éviter les coûts initiaux ou les risques de sécurité associés à la tenue de dossiers électroniques. Cependant, l’utilisation de méthodes de paiement éprouvées peut nuire à votre entreprise.

fiches de paie stylo et papier

Quel est le but de la mise à jour ?

Oui, il y a un point à la mise à niveau, même si le coût initial et le risque de sécurité potentiellement élevé sont présents. Jetons un coup d’œil à ce qu’une petite entreprise gagne grâce à l’utilisation de la paie électronique.

  • Précision: L’erreur humaine fait perdre aux entreprises des milliers de dollars par an à cause des impôts de l’IRS. Des rapports inexacts pourraient entraîner la faillite, des peines de prison et une mauvaise réputation.
  • Conformité des données : Les dossiers de paie doivent être conservés pendant 3 à 5 ans dans la plupart des États. Avec un système d’enregistrement électronique, vous pouvez rechercher rapidement des informations fiscales des années précédentes.
  • Sauvegarde: Tous les systèmes électroniques sauvegardent régulièrement, mais la carte n’a pas cette chance. Bien que les ordinateurs puissent perdre des enregistrements ou se figer, les copies originales des fichiers papier ne peuvent pas être restaurées.
  • Rapport : Combien de temps faut-il pour collaborer avec des données précises sur les gains ou les performances des employés ? Avec la paie électronique, vous aurez ces informations en quelques secondes.
  • Accessibilité: Plus important encore, vous n’aurez pas à fouiller dans les classeurs pour trouver une information.action; recherchez-le simplement dans votre programme de paie électronique et appuyez sur envoyer !

Une fois en ligne, vous aurez également accès à d’autres options de paie électronique, comme un responsable de la paiemodèles, transfert électronique, possibilité d’envoyer des informations fiscales par e-mail et bien plus encore.

Comment sécuriser les fiches de paie électroniques

Il est logique que de nombreuses entreprises aient peur de passer du stylo et du papier à un programme de paie. Selon la FTC, il y avait 2,2 millions de déclarations de fraude par les consommateurs en 2020. Cependant, il serait dommage de passer à côté des avantages qu’un logiciel de paie peut apporter à votre entreprise.

Pour garantir la sécurité lors de l’utilisation d’un logiciel de paie, les protections suivantes sont en place :

Sensibiliser les employés aux stratagèmes de phishing

Les programmes d’e-mails d’hameçonnage sont conçus pour paraître authentiques, mais volent des informations sur les employés une fois saisies dans leurs déclarations de revenus ou détails de la paie.

Il est essentiel que votre entreprise éduque le personnel sur ce à quoi ressemble un e-mail de phishing, afin qu’il soit moins susceptible d’y répondre. Dans le même temps, les employés doivent vérifier auprès de leurs supérieurs si un e-mail a été envoyé par eux.

Procédures de sécurité des chèques de paie

De nombreuses entreprises commettent l’erreur de mettre trop d’informations (ou des informations vides) sur leurs chèques électroniques. Si possible, évitez d’ajouter des éléments tels qu’un SSN complet ou l’adresse d’un employé. Chiffrez tous les chèques en blanc ou les chèques finis sur le serveur de votre ordinateur.

Enfin, envoyez quotidiennement un fichier électronique de paiement positif à votre banque afin qu’elle puisse aider à prévenir la fraude si elle se produisait.

Tâches séparées pour les fiches de paie

La fraude aux employés est également un problème pour les entreprises car il est parfois difficile de déterminer qui vous a arnaqué. Pour réduire le risque de vol de chèque de paie et de falsification de la carte, ne donnez qu’à une seule personne de confiance le pouvoir de signer sur la paie.

Les petites entreprises ont vraiment besoin de vérifier leur personnel comptable pour s’assurer qu’elles ne peuvent pas nuire à leurs bénéfices ou causer des problèmes avec l’IRS.

Renforcer la cybersécurité

Les employeurs doivent prendre des mesures strictes pour protéger leur système de paie informatisé. Les processus suivants peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à renforcer la sécurité informatique de la paie :

  • Installez un pare-feu, établissez un serveur proxy et vérifiez les connexions réseau.
  • Installez les correctifs et les mises à jour dès qu’ils sont disponibles.
  • Utilisez des filtres anti-spam pour détecter les e-mails de phishing et éviter de cliquer sur des liens suspects.
  • Établissez un mot de passe fort qui est moins susceptible d’être piraté par des pirates.
  • Changez les mots de passe et les questions d’autorisation à 2 facteurs tous les 3 mois.
  • Sauvegardez régulièrement les données de votre ordinateur et cryptez-les pour empêcher tout accès.

Si vous avez une main-d’œuvre hybride ou distante, rappelez aux employés de verrouiller leur écran d’ordinateur lorsqu’ils sont en public et de ne jamais utiliser le Wi-Fi public pour vérifier des fichiers ou des documents de travail.

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