Les meilleures façons de rendre votre entreprise sans papier et finalement plus rentable

Le papier fait partie intégrante du monde des affaires depuis des décennies. Alors que la plupart d’entre nous se sentent à l’aise de taper sur des ordinateurs portables, de répondre à des e-mails sur notre téléphone ou notre tablette, pour de nombreuses personnes, en particulier celles qui travaillent « sur le terrain », c’est-à-dire pas au bureau, le stylo et le papier restent de rigueur. Qu’il s’agisse de remplir un formulaire sur un chantier de construction ou de griffonner des notes pour un rapport, l’utilisation d’un stylo et de papier au travail est courante.

volets_301790537Sans surprise, près de 15 % des revenus d’une organisation sont consacrés à la création, la gestion et la distribution de documents papier. On estime que la plupart des entreprises pourraient réduire leurs coûts d’impression de 10 à 30 % (Cap Venture) et ainsi être plus rentables.

Compte tenu de la maîtrise numérique de la plupart d’entre nous, les avantages de la dématérialisation devraient être évidents. Cependant, pour de nombreuses entreprises, l’idée d’éliminer complètement le papier est perçue comme coûteuse, chronophage et franchement, la plupart des entreprises résistent au changement. Alors, comment les entreprises peuvent-elles entamer le processus de dématérialisation ? Comment les entreprises doivent-elles se préparer au changement ?

Tout d’abord, combien coûte la carte à votre entreprise ?

Avant de mettre en œuvre des alternatives sans papier, il est utile de suivre les dépenses liées à l’impression, des imprimantes, de l’encre ou du toner au papier, des contrats de service, du stockage et du support technique. Vous devrez ensuite déduire tout revenu que vous recevez de l’utilisation de la carte (à moins qu’il ne corresponde à une utilisation numérique, c’est-à-dire des newsletters imprimées remplacées par des e-mails sans perte de revenus de vente), ce qui devrait fournir le total dépensé en tant qu’entreprise. Cela fournira sans aucun doute une analyse de rentabilisation claire pour l’éradication du papier.

Préparez-vous : déconseillez l’utilisation du papier

Aller complètement sans papier n’est pas réaliste pour de nombreuses entreprises, mais encourager les gens à considérer la quantité de papier qu’ils utilisent est un bon point de départ. Une introduction facile consiste à réduire le nombre d’imprimantes, ce qui signifie que le personnel est moins susceptible d’imprimer à la légère. Favoriser une culture de recyclage aidera également le personnel à voir le gaspillage potentiel de l’utilisation du papier.

Il est essentiel de motiver et d’inciter le personnel à utiliser moins de papier. Gardez une trace de qui imprime quoi et diffusez un rapport mensuel – récompensez ceux qui obtiennent les meilleurs résultats.

Dématérialisation des déclarations

Vous avez peut-être l’habitude de recevoir votre relevé mensuel par la poste, mais vous pouvez facilement passer à une option sans papier. En fait, la plupart des fournisseurs de services proposent une alternative sans papier, ce qui signifie non seulement que vous pouvez économiser sur le gaspillage de papier, mais que votre entreprise peut également bénéficier de la possibilité de consulter toutes vos informations en ligne.

Numérisez les factures et les reçus sur votre téléphone

Si vous n’êtes pas au bureau, pourquoi ne pas télécharger une application qui transformera votre tablette ou votre téléphone en scanner. Vous pourrez alors facilement numériser n’importe quel reçu, en stockant les données sur votre ordinateur portable, ce qui signifie que vous pourrez facilement organiser vos dépenses.

À l’avenir, les utilisateurs professionnels peuvent profiter de la capacité de l’application iOS gratuite à joindre des numérisations aux rendez-vous de leur calendrier. Pour ceux qui aiment réseauter, il existe une intégration avec LinkedIn, il suffit de scanner la carte de visite d’une personne et elle retrouve automatiquement son profil sur le réseau social.

Formulaires et rapports sans papier

Des heures peuvent être perdues à collecter des informations dans des formulaires et des rapports. Cependant, à l’aide d’un ordinateur portable, d’un téléphone portable ou d’une tablette, des données complexes sur des formulaires numériques peuvent être capturées, ce qui simplifie considérablement la collecte et le stockage des informations.

Factures par e-mail et PO

En tant qu’entreprise, assurez-vous que vos factures et bons de commande sont envoyés numériquement. Vous pouvez ensuite demander à vos partenaires / clients de faire de même, en vous assurant d’avoir accès à ces informations importantes, n’importe où, n’importe quand. De plus, ce n’est pas seulement plus rapide ; cela aidera également à éviter l’encombrement dans votre bureau.

Liste de tâches numérique

Les entreprises sont de plus en plus à l’aise et compétentes pour numériser, envoyer par courrier électronique et archiver des documents en ligne. C’est souvent la liste de « choses à faire » quotidienne qui continue d’être griffonnée sur papier. La bonne nouvelle est qu’il existe un certain nombre d’alternatives brillantes, vous assurant de ne pas perdre de temps à réécrire des notes sur votre ordinateur portable. Les applications de tâches numériques sont faciles à utiliser et incluent des alertes et des rappels, vous n’avez donc pas à garder à l’esprit les dates d’échéance.

Utiliser le nuage

Être capable d’accéder et d’analyser rapidement et facilement des informations importantes est la clé d’une entreprise prospère et cela est rendu possible par le stockage des données dans le cloud. L’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette au travail rendra ce processus encore plus facile. Il existe un certain nombre d’applications mobiles pour stocker, récupérer et gérer vos documents numériques, particulièrement utiles si vous avez du personnel travaillant sur le terrain. L’utilisation du cloud pour le stockage signifie également qu’il y aura peu de besoin d’archives et d’armoires de stockage, et le risque de dommages potentiels qui en résultent.

Ainsi, l’élimination du papier offre de multiples avantages aux entreprises et, surtout, ne doit pas être un casse-tête à mettre en œuvre. À mesure que les consommateurs deviennent de plus en plus avertis et exigeants en matière de numérique dans leur vie personnelle (utilisant Instagram pour stocker et partager des photos et Apple Pay pour faire leurs achats), la nécessité de fournir au personnel des solutions numériques de type professionnel pour améliorer les activités quotidiennes deviendra plus uniforme. Pour les employeurs, la gestion numérique du personnel est plus rapide, plus facile et garantit des niveaux de productivité plus élevés. Bien qu’il puisse sembler intimidant d’apporter un changement aussi important à votre entreprise, le fait de devenir « sans papier » rendra votre entreprise plus rentable.

Par Draven McConville, PDG, Klipboard

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