Par Mark Paraskeva, PDG de la division PME, IRIS Software Group.
Cela fait près d’un an que les informations en temps réel (RTI) ont été introduites pour la première fois par HMRC. Alors que certaines entreprises se sont vu accorder une « période d’assouplissement » pour certaines exigences de déclaration, cette période expirera en avril. Ces entreprises vont maintenant demander quelles mesures elles doivent prendre pour s’assurer qu’elles se conforment pleinement à la date limite et peuvent éviter des sanctions financières.
Lorsque RTI a été introduit pour la première fois, il était largement considéré comme l’un des plus grands changements de masse salariale depuis plus de 70 ans. Auparavant, les entreprises devaient déclarer les informations PAYE au HMRC uniquement une fois par an, à la fin de l’année. Dans le cadre de la nouvelle législation, les entreprises sont désormais tenues de transmettre ces informations par voie électronique « au début ou avant » de chaque gestion de paie. Cela signifie que pour certaines entreprises qui ont des chèques de paie hebdomadaires, elles ont dû passer d’une présentation au HMRC par an à plus de 50.
Pour tenter de faciliter la transition pour certaines entreprises qui auraient des difficultés, HMRC a mis en place sa propre politique d’assouplissement. Avec cet assouplissement, une petite minorité d’entreprises serait en mesure de soumettre les informations requises au HMRC à la fin de leur gestion normale de la paie, plutôt que « dans ou avant ». Initialement cet assouplissement devait durer jusqu’à 5h du matine octobre 2013, mais a ensuite été prolongé jusqu’au 5 avril 2014.
Il y a eu une certaine confusion concernant RTI depuis que le HMRC a annoncé un changement dans l’introduction de sanctions financières en cas de non-conformité. Bien que les amendes soient toujours en suspens, le HMRC utilisera une approche échelonnée pour leur introduction.
Selon une annonce récente du HMRC, le nouveau calendrier commencera avec des intérêts annuels sur tous les paiements annuels non effectués à la date d’échéance à partir d’avril 2014. En octobre, le HMRC introduira des pénalités automatiques pour soumission tardive de l’année, avec en- pénalités pour retard de paiement d’un an introduites en avril 2015.
Donc, peu importe ce qu’on vous dit, des sanctions financières seront introduites et il est de votre responsabilité de vous assurer que votre entreprise est préparée si vous souhaitez les éviter.
En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que la transition vers les rapports RTI complets se déroule le moins de stress possible.
1) Assurez-vous d’avoir un logiciel de paie conforme au RTI
Si vous gérez votre paie en interne, vous devez déjà disposer d’un logiciel de paie conforme au RTI. Il est important de s’assurer que le logiciel est non seulement conforme, mais également adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il existe une gamme d’options de chèque de paie gratuites et payantes disponibles pour les entreprises, vous devez donc tenir compte de la taille et de la complexité de votre chèque de paie et vous assurer que la solution que vous choisissez répondra à vos besoins.
2) Envisagez de sous-traiter si la tâche vous semble écrasante
Si la gestion de votre paie à la maison semble être une tâche trop ardue, vous avez également la possibilité d’externaliser votre paie et de laisser quelqu’un d’autre faire le travail à votre place. Si vous décidez d’emprunter cette voie, vous devez poser quelques questions à votre fournisseur. Plus important encore, vous devez vous assurer qu’ils sont conformes au RTI, mais il est également utile de savoir quels autres services ils proposent, car ils peuvent varier.
3) Assurez-vous que vos données sont à jour et exactes
Un point qui a été mis en évidence lors de la préparation de l’introduction initiale de RTI était l’importance de l’exactitude des données. Les commentaires des employeurs qui se sont conformés au RTI au cours de la dernière année l’ont confirmé. Assurez-vous que vous avez correctement configuré les dossiers des employés et que vous les conservez avec des informations exactes et à jour pour faciliter la transition vers les rapports RTI et vous aider à éviter les pénalités financières.
4) En savoir plus sur le changement
Comme pour tout changement législatif majeur, l’éducation est essentielle. S’assurer que vous et votre personnel comprenez le changement, ainsi que l’effet qu’il aura sur votre entreprise et vos processus, est la clé du succès. Il existe plusieurs façons de vous former, selon le niveau de connaissances que vous souhaitez acquérir. Dans la perspective de l’introduction de RTI, IRIS a formé plus de 13 000 employeurs et professionnels de la paie pour les aider à faire face à la législation et aux mesures nécessaires pour assurer la conformité. Ces formations ont été complétées par des guides gratuits, des webinaires en ligne et des « bilans de santé RTI » gratuits.
5) Donnez-vous le temps de vous préparer
La période d’assouplissement RTI prend fin à la fin de l’année de paie, qui est déjà la période la plus chargée et la plus stressante de l’année pour les professionnels de la paie. Bien que RTI ait éliminé le besoin de P14 et P35, il a également introduit un certain nombre de nouveaux processus dont vous devez être conscient.
En planifiant à l’avance et en commençant à se préparer dès que possible, les entreprises peuvent conclure à la fois la fin de l’année et la transition vers le reporting RTI complet aussi sereinement que possible.