Les meilleurs conseils pour un déménagement de bureau en douceur

La perspective d’un déménagement de bureau peut être intimidante. Cependant, il est souvent nécessaire de pouvoir répondre à l’évolution des besoins des entreprises, les entreprises relocalisant le bureau tous les sept ans en moyenne.

Déménager est considéré comme l’une des choses les plus stressantes qu’une personne puisse faire dans sa vie, il n’est donc pas surprenant que le déménagement de toute votre entreprise puisse être tout aussi difficile. Cependant, une préparation minutieuse et une planification préalable peuvent éliminer le stress lié au déménagement, éviter les revers et les coûts supplémentaires pour votre entreprise.

Express a rassemblé ses meilleurs conseils pour vous aider à assurer un transfert sans tracas…

Position privilégiée

Pour trouver le bon emplacement pour vos locaux, vous devez à nouveau réfléchir à la raison pour laquelle vous déménagez. Vous recherchez peut-être un poste qui vous aide à accéder aux meilleurs talents ou vous donne un accès plus facile au marché de consommation ou aux clients cibles.

Déterminez où vivent vos employés clés et si l’emplacement leur convient. Bien que vous ne satisferez jamais tout le monde, il peut être utile de mener une enquête auprès du personnel sur les zones commutables pour trouver le meilleur emplacement pour la majorité. Un trajet long et coûteux peut les pousser à chercher du travail ailleurs, entraînant des coûts de recrutement coûteux et évitables.

Tenez également compte de la proximité des transports en commun, du stationnement du personnel et des clients et de l’accessibilité. L’installation de votre bureau dans un quartier animé avec des magasins, des restaurants et des cafés pourrait avoir un impact positif sur le bien-être et l’engagement des employés. « Économiser » de l’argent sur des espaces de bureau moins chers et éloignés pourrait coûter cher à votre entreprise à long terme, alors donnez la priorité à l’accessibilité.

Conception dynamique

L’engagement des employés est positivement corrélé à la satisfaction au travail, de sorte que les installations sur site du nouveau bureau doivent être prises en compte. Il est important de fournir des espaces qui favorisent les liens sociaux et informels entre les employés, ainsi que de faciliter les réunions d’équipe et le travail flexible.

Les recherches suggèrent que les employés sont distraits toutes les trois minutes. Pour aider à lutter contre cela, assurez-vous qu’il existe des zones où les employés peuvent prendre une pause appropriée.

Express a développé son HUB, un nouveau concept révolutionnaire et rafraîchissant pour le lieu de travail qui offre un espace où les collègues peuvent se retrouver pour un déjeuner, un café rapide ou une réunion, favorisant une communication en face à face de qualité.

Express HUB permet à votre personnel de choisir parmi une large gamme de près de 1 000 produits. Avec autant d’options, les employeurs peuvent répondre à une variété de besoins alimentaires tels que des repas végétariens, végétaliens ou casher, et peuvent constamment mettre à jour les produits pour suivre les tendances actuelles.

Cependant, vous devez également fournir des zones où les gens peuvent se concentrer et travailler en privé.

S’il n’y a pas assez d’espaces de réunion privés ou d’espaces calmes pour les employés, cela peut être stressant, alors assurez-vous d’offrir de la variété pour répondre aux différentes préférences et activités.

L’équipe d’abord

Même s’il faudra une équipe d’employés et de professionnels embauchés pour faciliter le transfert, vous devez d’abord identifier un chef de projet qui peut agir comme point de contact unique pour les parties externes et tenir toutes les parties prenantes internes informées. Il doit s’agir d’une personne organisée et expérimentée qui a le pouvoir de prendre des décisions rapides et de mener à bien le projet.

Un chef de projet dédié gardera tout – et tout le monde – sur la cible, concentré sur les activités, et minimisera les retards pour assurer la réalisation des objectifs clés fixés au début du transfert.

Conception parfaite

Avant de commencer votre déménagement, rassemblez toutes les informations nécessaires, y compris les détails du bail existant et de la période de préavis et de toutes les obligations en cours, pour vous permettre de définir le moment de votre déménagement. Fixez une date de déménagement le plus tôt possible et évitez d’organiser des activités commerciales majeures autour ou autour de cette date pour éviter une pression inutile.

Qu’il s’agisse d’une expansion planifiée ou d’une réduction des frais généraux, assurez-vous que vos objectifs pour le déménagement sont clairs. Réfléchissez à la façon dont vous avez besoin que le nouvel emplacement travaille pour vous maintenant, dans un, cinq ou dix ans pour ajouter de la longévité à vos plans de réinstallation.

Une fois le chef de projet nommé, le travail sur la création d’un budget devrait également commencer. Calculez le coût total de l’espace, y compris le loyer, les services publics, les coûts de construction, les frais de déménagement, et incluez un tampon pour tous les coûts imprévus qui ne manqueront pas de se produire.

Un budget est essentiel pour vous aider à évaluer vos coûts, planifier vos finances et gérer vos dépenses pendant le déménagement. Ils vous aident également à évaluer le succès de votre projet et à mesurer son retour sur investissement.

Un déménagement de bureau est une opportunité de créer un changement positif au sein de votre entreprise. Le déménagement pourrait améliorer les performances de l’entreprise, fournir à votre main-d’œuvre de meilleures installations et, à son tour, remonter le moral du personnel. Tenir votre personnel informé et engagé tout le temps leur fera sentir qu’ils font partie du processus et que vous les appréciez.


De Emma Davidson, Area Retail Manager – City of London, Exprimer

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