L’externalisation de la paie est-elle réalisable en tant que petite entreprise ?

Bien que l’externalisation de la paie puisse sembler être le choix évident pour les grandes entreprises, il peut être difficile de savoir s’il s’agit ou non d’une option viable pour une petite organisation. Alors que les petites entreprises sont toujours confrontées à des niveaux de stress élevés et peuvent être aussi occupées qu’une grande entreprise, la finance peut être un facteur qui les empêche sérieusement d’externaliser les fonctions commerciales.

La gestion interne de la paie et l’externalisation présentent des avantages et des inconvénients, mais l’essentiel est de prendre la bonne décision pour votre entreprise, en fonction de votre budget et de vos processus. Découvrez ci-dessous certains des avantages et des inconvénients de l’externalisation.

De l’argent

L’un des inconvénients les plus évidents associés à l’externalisation de la paie est le coût, cela peut être coûteux et, dans certains cas, ce n’est pas un coût justifiable en tant que petite entreprise. Il peut sembler que le meilleur choix est de gérer la paie en interne, en limitant ce coût et en mettant des fonds à disposition pour de « meilleures » causes. Cependant, il est facile de passer à côté des coûts cachés associés à la gestion interne de la paie ; qu’il s’agisse de l’heure à laquelle vous entrez ou du logiciel que vous utilisez. Si vous ne maîtrisez pas la gestion de la paie, le temps consacré à cela peut compromettre le temps consacré à votre entreprise et peut en fait vous coûter plus cher. De plus, le coût initial ou l’abonnement au logiciel de paie que vous devez utiliser peut également être coûteux, et ces coûts peuvent vraiment s’additionner pour une petite entreprise. Sans parler des amendes auxquelles vous pourriez être confronté si vous ne respectez pas le HMRC.

Des options moins chères sont disponibles, vous n’avez pas besoin d’externaliser complètement votre paie. Il est possible d’utiliser un bureau de paie, où vous gérez certains aspects de votre paie en interne, mais sous-traitez le processus principal à un fournisseur de paie. L’utilisation d’un bureau de paie peut ajouter un élément de flexibilité au processus et également réduire les coûts, il vaut donc la peine d’y réfléchir.

Fatigue

Diriger une entreprise implique sa juste part de stress et plus qu’assez d’activités à réaliser avec une simple exécution quotidienne. En choisissant d’externaliser votre paie, vous pouvez contribuer à réduire le stress et avoir une préoccupation de moins. Au fil des ans, la paie est devenue de plus en plus complexe, il n’y a pas seulement le paiement correct de vos employés à vous soucier, mais rester conforme au HMRC, calculer les cotisations NI correctes, remplir les formulaires P11D et résoudre l’inscription automatique (pour n’en nommer qu’un peu). Tout simplement, il est beaucoup plus facile d’externaliser votre paie, que vous soyez une petite ou une grande entreprise.

Temps

De même, un autre avantage de l’externalisation de votre paie vient du temps que cela vous fera gagner ; la gestion interne de la paie peut prendre plus de temps que prévu initialement. Cependant, le temps requis dépendra fortement de la quantité de personnel dont vous disposez. Si vous n’avez que quelques employés et que vous vous sentez capable de le faire, il est fort probable que la gestion interne de votre paie soit l’option la plus viable. Vous pouvez également avoir des membres du personnel qui ont de l’expérience avec la paie, ils peuvent donc assumer ce rôle. En fin de compte, il s’agit de peser le temps et les ressources dont vous disposez pour déterminer quelle option est la meilleure pour vous et votre entreprise.

Des problèmes de communication

En fonction du fournisseur de paie que vous choisissez et de son fonctionnement, il est facile de faire face à des problèmes de communication lorsqu’il s’agit d’externaliser la paie. Les fournisseurs de paie traitent avec de nombreuses entreprises, de différentes tailles, de sorte que les communications et les détails sont faciles à perdre, ce qui signifie que vous devrez peut-être passer plus de temps à les résoudre qu’à gérer la paie en interne. Prenez le temps de parler avec vos fournisseurs de paie sélectionnés pour voir si vous aurez un point de contact et ce qu’il faut faire lorsqu’il s’agit de soumettre des informations ou si vous ajoutez un nouveau membre du personnel.

Logiciel de paie disponible

Pour gérer votre paie, vous devrez utiliser un certain type de logiciel de paie et vous aurez le choix entre plusieurs options. La bonne nouvelle est que si votre entreprise compte moins de 10 employés, vous pourrez peut-être obtenir une version gratuite du logiciel. qui est une excellente option en tant que petite entreprise. Cependant, si vous envisagez de développer votre entreprise, cela vaut la peine de faire des recherches sur l’évolutivité du logiciel que vous avez choisi. Que se passe-t-il lorsque vous ajoutez plus de personnes à votre masse salariale et quels sont les coûts associés ici ?

Ainsi, comme vous pouvez le voir, il y a des avantages et des inconvénients à choisir d’externaliser votre paie et à la gérer en interne. Il n’y a pas d’approche « taille unique » qui puisse être appliquée pour choisir d’externaliser ou non la paie comme une petite réponse : la réponse est que cela dépend ! Cela dépend de la taille de votre entreprise, de votre temps et des ressources disponibles, de votre expérience et de vos projets futurs.

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