Mise à niveau de vos systèmes informatiques : un guide pour éviter les déploiements cauchemardesques

Plusieurs milliards sont dépensés chaque année pour les mises à niveau et les implémentations de logiciels. Quelques milliards supplémentaires sont également dépensés pour réparer les dégâts qu’ils causent et les restaurer.

lorsque géré correctementOui, les mises à jour logicielles peuvent s’avérer être une transition transparente vers un avenir nouveau et meilleur pour votre entreprise. Le problème est qu’il y a deux faces à chaque médaille et que tous les déploiements ne sont pas réellement « gérés correctement ».

mise à jour des implémentations du systèmeDe nombreuses implémentations informatiques s’accompagnent de problèmes, du personnel insatisfait des changements et des logiciels qui ne font pas bien leur travail, à des problèmes tels que les clients qui ne peuvent pas payer pour des produits et des systèmes qui ne fonctionnent pas du tout.

Pour pousser notre métaphore un peu plus loin, est-ce que tout cela n’est qu’un pile ou face ? Êtes-vous à la merci du destin, jetant la prudence au vent et voyant si vous décrochez la tête pour un bon déploiement ou la pile pour un mauvais ?

Loin de là.

Ces déploiements cauchemardesques que vous avez vus rapporté par les médias ils sont le résultat de la décomposition des processus tant dans les phases de conception que de construction. Ce guide de mise à jour de vos systèmes peut vous aider à éviter la dure réalité d’un changement de système mal géré et à vous assurer que la pièce tombe devant votre tête.

Travaillez avec votre équipe (et vos clients) pour trouver la bonne solution

L’objectif principal des nouveaux systèmes informatiques est d’améliorer quelque chose. Vous souhaiterez peut-être remplacer des logiciels obsolètes, augmenter la productivité avec de nouveaux outils ou offrir une meilleure expérience client.

Dans cet esprit, avant même d’envisager un nouveau système informatique, les gens doivent accepter l’idée tout en fournissant quelque chose qui offre des solutions à de vrais problèmes.

Les implémentations logicielles réussies consistent à travailler en partenariat avec ceux pour qui votre implémentation est destinée à bénéficier. Trouver la bonne solution pour les performances informatiques nécessite de comprendre les problèmes que votre équipe et vos clients tentent de résoudre et de s’assurer que les nouveaux systèmes ne leur en fournissent pas accidentellement de nouveaux.

L’écoute est essentielle.

Écoutez les problèmes, trouvez des solutions. Écoutez les préoccupations, agissez en conséquence. La valeur est subjective. Ce que vous considérez comme une nouvelle mise à jour impressionnante et puissante pourrait être considéré comme un obstacle par les autres.

Sachez ce que vous achetez

Nous sommes tous vendus sur une idée.

« Riche en fonctionnalités », « amélioration du travail », « outils de productivité de niveau supérieur ».

Les supports de vente peuvent faire en sorte que les logiciels ressemblent à tout ce dont nous avons besoin, mais comme de nombreuses entreprises peuvent en témoigner, parfois, l’herbe verte n’est pas tout ce qu’elle promet.

Les caractéristiques sont importantes et les promesses faites peuvent être authentiques, mais la seule façon de savoir avec certitude est d’obtenir des détails détaillés auprès de votre fournisseur.

Lors de la phase d’achat, les démonstrations de logiciels sont indispensables. Ils vous permettent de vous plonger dans le système que vous utiliserez et de comprendre si ses fonctionnalités s’appliquent à votre entreprise de la manière dont vous en avez besoin.

Le fournisseur peut vous dire que son logiciel peut « renforcer votre engagement client », mais jusqu’à ce que vous sachiez à quoi cela ressemble en termes réels, la prudence est de mise. Assurez-vous de savoir de quoi votre mise à jour est capable et ce qu’elle ne vous apportera pas avant de commencer à l’utiliser.

Les démonstrations de produits ont également un autre objectif : elles vous permettent de commencer à apprendre comment votre système fonctionnera. La mise en œuvre d’un nouveau service que personne ne peut utiliser n’aidera personne, peu importe sa qualité ou le type de fonctionnalité dont il dispose.

Évaluer le risque de toutes les structures de support informatique

Avant d’introduire de nouvelles solutions logicielles dans votre réseau informatique, demandez-vous si votre infrastructure actuelle sera en mesure de les prendre en charge. Les systèmes à jour ne sont pas bons s’ils ne sont pas compatibles avec ce qui reste de votre technologie en évolution.

Dans le cas d’une plate-forme de commerce électronique, un exemple serait de mettre à jour un système de gestion de produits sans évaluer si la capacité actuelle du serveur peut stocker et traiter toutes les données requises. Un autre exemple pourrait être un restaurant introduisant une plate-forme de commande client à la pointe de la technologie pour les appareils intelligents sans la tester sur le matériel disponible.

La clé à emporter est celle-ci :

Les avantages d’une mise à niveau peuvent être époustouflants, mais ne laissez pas cela vous distraire de la réalité de ce que signifie l’introduire dans votre système informatique actuel. Si aucune base efficace n’est posée, vous constaterez rapidement que la mise à niveau ne correspond pas à votre processus métier.

Informez toutes les parties nécessaires à l’avance

Qui affectera la mise à jour ?

Souvent, une mise à jour provoque une sorte d’indisponibilité du système une fois l’installation terminée. Lors de cette interruption de service, plusieurs intervenants seront touchés.

Par exemple, si vous mettez à jour votre logiciel de gestion du service client, vous constaterez que des départements tels que le service client, les ventes et les ressources humaines subiront des perturbations. Vos clients seront également confrontés à la même interruption.

Il est important d’informer toutes les personnes susceptibles d’être affectées par les mises à jour et les temps d’arrêt du système bien avant la mise en œuvre de la mise à jour.

Pour vos équipes internes, cela vous permet de mettre en place des plans pour atténuer l’impact des temps d’arrêt. Pour les parties externes, telles que les clients ou les partenaires, cela peut aider à éviter de perturber leur vie en évitant tout contact lors de la mise en œuvre, ainsi qu’en prenant des dispositions pour les travaux requis ou en contactant un programme adapté à votre mise à niveau.

Vous ne tenez pas les parties informées et vous faites face à des travailleurs et à des clients insatisfaits. La plupart des gens acceptent les pannes qu’ils comprennent et peuvent prévoir. Mais les bouleversements surprises des routines ou des plans sont beaucoup plus susceptibles d’entraîner une réponse négative.

Implémentation logicielle échelonnée

Les implémentations hâtives sont des implémentations risquées. Il y a deux raisons à cela :

  • Vous ne pouvez pas tester les eaux pour voir si elles sont sûres.
  • L’utilisateur peut ne pas implémenter le logiciel correctement.

Nous abordons tour à tour chacune de ces questions.

L’épreuve est importante. Le test garantit que nous savons que quelque chose fonctionne comme prévu. Si vous êtes engagé dans des mises à jour logicielles à l’échelle de l’entreprise qui sont déployées dans toute l’entreprise en même temps, vous ne saurez pas s’il y a des problèmes dans votre implémentation tant que tout le monde n’utilise pas le système.

Un problème peut donc impacter l’ensemble de l’entreprise.

Si, en revanche, vous échelonnez le déploiement entre les équipes, les départements ou les sites, vous pouvez tester et observer. Vous pouvez voir comment fonctionne une mise en œuvre à petite échelle et si elle réussit. La bonne nouvelle vous permet de continuer ; une mauvaise nouvelle signifie que vous n’avez à gérer les problèmes que dans un domaine limité de votre entreprise.

Notre prochain problème est lié à l’installation et au déploiement sans effectuer de vérifications préalables. Si vos délais d’installation sont trop serrés, votre équipe technique peut être débordée et faire des erreurs. Ils peuvent ne pas introduire de logiciel avec une attention adéquate aux détails ou à l’intégration avec les processus actuels. Par conséquent, vous pouvez vous retrouver avec une mise à jour qui ne fonctionne pas comme prévu car vous n’avez pas eu assez de temps pour établir correctement toutes ses fonctionnalités.

La solution à ce cauchemar potentiel réside également dans une approche échelonnée.

Prenez le temps d’implémenter correctement et systématiquement chaque élément de votre nouveau logiciel. Supposons une structure de mise en œuvre pièce par pièce, en considérant chaque fonction du système comme une tâche individuelle à aborder et à terminer, plutôt que de considérer la mise en œuvre comme une seule entité plus grande qui doit être effectuée en une seule fois.

Cette approche prendra plus de temps, mais se traduira également par un produit final plus stable, réduisant considérablement le besoin potentiel d’une action de récupération.

Bénéficiez de l’assistance d’experts

Conseil informatique expérimenté c’est une arme puissante et souvent inexploitée dans l’arsenal d’une entreprise cherchant à mettre en place de nouveaux systèmes informatiques.

Vous pouvez faire appel à une société de conseil pour vous aider à trouver et à installer des solutions, ou elle peut simplement être impliquée en tant qu’équipe impartiale de conseil, de gestion et de surveillance.

L’avantage ici n’est pas simplement dans une mise en œuvre bien pratiquée, mais aussi dans le fait de travailler avec un expert qui a à la fois un sens aigu pour identifier les problèmes potentiels ou en développement, et les compétences nécessaires pour les contrôler s’ils surviennent.

Une analogie appropriée avec l’emploi d’une société de conseil en informatique pour la mise en œuvre de logiciels serait de comparer le service à la sécurité pour un grand événement public.

Si tout le monde joue bien et s’entend bien, alors ils sont juste là pour regarder et observer. Cependant, si quelque chose commence à se produire, ce qui se produit généralement, je suis là pour empêcher qu’un petit problème ne se transforme en catastrophe.

À l’instar d’une équipe de sécurité, une société de conseil en informatique peut également donner des conseils sur la stratégie et les meilleures pratiques, indiquer où les problèmes sont les plus susceptibles de se produire et proposer des moyens de gérer ces facteurs de risque.

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