Clive Lewis, directeur commercial chez ICAEW, fournit ses cinq conseils rapides à gérer pour les PME pendant que le personnel est en vacances.
Comme beaucoup de gens essaient de profiter au maximum de notre été, vous devez vous assurer que votre entreprise ne souffre pas pendant que vous et votre personnel êtes en vacances. Pour ce faire, suivez ces étapes simples :
1) Planifiez à l’avance
Durant l’été vous aurez du personnel absent, mais aussi vos clients. Il est donc essentiel d’investir de l’argent dans votre entreprise. Par conséquent, vous devez planifier à l’avance pour éviter les retards de paiement.
2) Étapes
Assurez-vous que votre personnel effectue un transfert approprié dans un délai suffisant. Le personnel impliqué dans l’encaissement des factures de vente et le suivi des clients pour paiement doit informer adéquatement le personnel qui les remplace ; notamment sur les engagements pris par les clients en matière de paiement. Ils doivent également savoir comment assurer le suivi des demandes des clients concernant les factures de vente afin que les litiges soient résolus rapidement.
3) Planifiez les paiements à venir
Assurez-vous que vos factures sont toujours payées à temps, sinon vous pourriez nuire à votre solvabilité et limiter l’accès aux fournitures de crédit. Si la personne autorisant le paiement est absente, assurez-vous que quelqu’un d’autre peut l’autoriser en son absence. Il en va de même pour les signataires de chèques.
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4) Sensibiliser les clients aux absences
Assurez-vous que les fournisseurs ou les clients connaissent les alternatives à leurs contacts habituels pour assurer une transition en douceur en veillant à ce que le personnel de remplacement puisse accéder à une liste de coordonnées des fournisseurs et des clients.
5) Suivi
Débrielez les gens à leur retour. Cela leur permettra de se remettre « en marche » après les fêtes et de les mettre à jour sur les choses importantes.
Ajoute Clive: « L’argent est roi et les entreprises doivent s’assurer que l’argent continue d’arriver tout au long de l’été. Les entreprises doivent revoir leurs procédures de recouvrement de créances et de paiement de factures, ainsi que s’assurer que des garanties adéquates sont en place pendant que le personnel est absent, afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu ».