Paie de A à Z – Détails que tout propriétaire de petite entreprise devrait connaître

Au cours des premiers mois suivant le démarrage de votre entreprise, les tâches administratives telles que la paie ne sont peut-être pas la première chose qui vous vient à l’esprit. En fait, lorsque vous avez des produits à lancer et des concurrents à dépasser, apprendre à gérer les chèques de paie semble être une tâche difficile pour un nouveau propriétaire de petite entreprise.

Cependant, ce n’est pas un processus à négliger; d’abord, parce que les employés sont l’épine dorsale de votre entreprise et que si vous ne les payez pas en conséquence, ils n’ont aucune incitation à rester. Et deuxièmement, parce que le fait de ne pas gérer correctement les chèques de paie entraîne des amendes et des pénalités sévères qui peuvent vous mettre en faillite. Par exemple, au Royaume-Uni, si votre paiement intégral est en retard, vous payez une pénalité mensuelle qui commence à 100 £ (pour 1 à 9 employés) et peut aller jusqu’à 400 £ (pour plus de 250 employés), plus une pénalité de 5% en cas de retard de plus de trois mois.

Estimer ce que vous avez pour vos employés et apprendre à organiser les chèques de paie peut vous éviter beaucoup de problèmes et aider votre petite start-up à devenir une grande organisation prospère.

Fonctions de paie : le récapitulatif

Tant que vous n’êtes pas en contact avec l’aspect financier de la gestion d’une entreprise, la paie peut être synonyme de remise de chèques aux employés. Mais, bien que cette responsabilité fasse partie du processus, ce n’est certainement pas la seule. La paie est en fait un ensemble de tâches administratives complexes qui comprend les éléments suivants :

  • Collecte de données pour déterminer combien les employés devraient être payés
  • Établir la rémunération, les primes et les indemnités de départ
  • Calcul des heures supplémentaires des salariés
  • Transmission de toutes les informations de paie au système local
  • Gestion des congés des travailleurs (y compris les jours fériés, les congés personnels, les congés de maternité et les congés médicaux)
  • Calcul des impôts en fonction du nombre d’employés et émission des formulaires fiscaux
  • Assurez-vous que l’entreprise respecte les réglementations locales
  • Payer les salaires aux employés à temps
  • Tenue des registres de paie

Qui devrait être responsable de la paie dans une petite entreprise ?

Sans aucun doute, la paie est un processus d’affaires qui demande beaucoup d’attention et ne doit pas être laissé au hasard. Déterminer qui est responsable peut vous éviter bien des soucis à tous les niveaux. Voici donc les quatre options qui s’offrent à vous, avec les avantages et les inconvénients de chacune :

  1. Faites votre propre paie. Si vous êtes l’une des 4 millions d’entreprises privées au Royaume-Uni sans employés, vous pouvez faire votre propre paie. Étant donné que personne d’autre que vous ne travaille pour l’entreprise, la paie n’est pas une tâche compliquée à accomplir, même s’il ne faut pas refuser de temps en temps les conseils d’un professionnel. Cependant, si vous embauchez des employés, cette option n’est pas recommandée. D’une part, il est difficile de bien faire ses paies sans de solides connaissances financières et juridiques, donc à partir du désir d’épargner, vous pourriez en fait être pénalisé pour avoir fait des erreurs de paie. D’un autre côté, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous avez des choses plus importantes à faire de votre temps. Les managers doivent se concentrer sur le réseautage, l’élaboration de plans de croissance et la fourniture de solutions innovantes, sans perdre de temps sur la paperasserie.
  2. Externaliser les activités de paie. Cette option est préférable à la gestion de votre propre paie, car le travail est effectué par un professionnel qualifié. L’externalisation de la paie est une bonne idée lorsque vous n’avez que quelques employés et que vous n’avez pas besoin de quelqu’un à plein temps. Cependant, sachez que certaines entreprises et pigistes ont des commissions élevées et que choisir le bon commis à la paie peut être un processus difficile. Vous devez vous assurer que les personnes que vous embauchez sont organisées, familiarisées avec les formulaires de paie, dignes de confiance et savent utiliser les systèmes de paie informatisés.
  3. Services de paie en ligne. Dans un environnement commercial qui se concentre de plus en plus sur les éléments numériques, les services de paie des petites entreprises deviennent incontournables pour tout entrepreneur cherchant à rationaliser les processus tout en économisant de l’argent. Équipés de fonctionnalités de pointe qui éliminent le stress lié à la paie, ces services en ligne éliminent également le risque d’erreur humaine et maximisent l’efficacité. Les services de paie modernes ont des interfaces faciles à utiliser que même un débutant peut comprendre, des capacités de génération de formulaires, une gestion des données sécurisée et organisée et une synchronisation des comptes entre les plateformes. Trouver l’équilibre parfait entre prix et efficacité, les services de paie en ligne sont l’alternative parfaite à l’embauche d’un employé, et avec autant d’options intéressantes disponibles, il est impossible de ne pas trouver qu’il répond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez opter pour des services de paie uniquement en ligne, auxquels vous pouvez accéder à partir d’un navigateur sur n’importe quel appareil, ou pour des logiciels téléchargeables, qui doivent être installés sur des ordinateurs distincts. Il va sans dire que la popularité des smartphones a également rendu possible les services de paie mobiles.
  4. Fiches de paie internes. Le traitement de la paie en interne n’est pas aussi courant dans les petites entreprises, principalement parce que c’est l’option la plus coûteuse. La mise en place de votre propre service pour gérer le traitement interne de la paie coûte beaucoup de temps et d’argent, mais vous pouvez utiliser cette option si votre startup n’est pas confrontée à des contraintes budgétaires.

Comment choisir les services de paie

Quelle que soit votre approche du traitement de la paie, il est important de vous concentrer sur ces éléments clés :

  • Sécurité. Toute personne s’occupant de la paie doit être une personne digne de confiance, et si vous optez pour des outils de paie en ligne, assurez-vous que vos données sont sûres et sécurisées.
  • Précision. Les erreurs sont inacceptables et peuvent vous coûter de l’argent, alors ne choisissez pas la deuxième meilleure option.
  • Préparation. Vos employés doivent toujours recevoir leur salaire à temps et les informations de paiement doivent être communiquées rapidement pour éviter les pénalités.
  • La flexibilité. L’option de chèque de paie que vous choisissez devrait fonctionner pour vous. Lorsque vous embauchez quelqu’un pour gérer la paie, assurez-vous qu’il comprend vos besoins et qu’il est toujours là pour vous. Et, lorsque vous choisissez des services de paie en ligne, choisissez un outil évolutif qui peut s’adapter à vos besoins à mesure que vous développez une grande entreprise.

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