Les entreprises de toutes tailles prennent les mesures nécessaires pour s’assurer qu’elles ont au moins une longueur d’avance sur la concurrence. La nécessité d’améliorer le flux de travail au bureau et d’augmenter les bénéfices tout en réduisant les frais généraux est désormais plus cruciale que jamais, en particulier lorsque des startups innovantes émergent et envahissent le marché. La concurrence est féroce.
L’une des façons dont les organisations tentent d’acquérir un avantage concurrentiel consiste à adopter le cadre du bureau sans papier à l’aide d’un convertisseur PDF.
Nettoyer le sol du bureau des documents papier en excès en passant aux documents électroniques tels que les fichiers PDF est une étape essentielle de ce processus. Il est beaucoup plus pratique et rentable de conserver et de partager des informations commerciales vitales stockées dans des fichiers PDF que des fichiers papier.
Non seulement il répond aux obligations environnementales, mais il entraîne également une réduction significative des coûts d’approvisionnement en papier et de stockage des dossiers. De plus, garder vos informations commerciales confidentielles au format PDF plutôt que sur papier est une option beaucoup plus sûre.
Pourquoi un convertisseur PDF ?
Le seul inconvénient du PDF est que les travailleurs du savoir doivent souvent faire plus avec son contenu que simplement le visualiser et le partager avec d’autres. Par exemple, pour exporter certaines données de rapport vers Microsoft Excel à des fins d’analyse et de manipulation ou pour signer électroniquement un contrat PDF avant de l’envoyer.
Pour effectuer ce travail ou tout autre travail sur un document PDF, les travailleurs du savoir doivent avoir accès à un logiciel de conversion PDF dédié capable de gérer ces tâches.
Équiper le bureau d’un tel outil de productivité peut réduire considérablement la dépendance au papier, faire gagner un temps précieux autrement consacré à divers problèmes liés aux documents et entraîner une réduction significative des dépenses.
Ci-dessous, nous expliquons comment un convertisseur PDF prêt à l’emploi peut faire une énorme différence dans la gestion des documents de bureau et améliorer la productivité.
Déplacer des données entre les formats PDF et Office
Le PDF est le format le plus sûr pour stocker des données d’entreprise, mais les employés doivent souvent exporter ces données vers l’application de création d’origine et travailler avec.
Au lieu de perdre du temps à retaper manuellement les informations, les travailleurs peuvent utiliser un convertisseur PDF pour exporter des données avec précision et presque instantanément du PDF vers MS Office et d’autres formats pris en charge.
De même, lorsqu’ils ont terminé d’apporter des modifications à l’application d’origine, ils peuvent restaurer le fichier dans un document PDF d’aspect professionnel prêt à être distribué.
Numériser des fichiers avec OCR
Chaque entreprise, à un moment ou à un autre, a essayé de faire du concept de bureau sans papier une réalité, et avec raison. Les avantages du passage au numérique compensent largement les frais généraux de papier, d’imprimantes, de cartouches d’encre et de temps. Tout cela se traduit en argent.
La numérisation de documents papier dans des fichiers PDF numériques permet aux administrateurs d’intégrer des données qui n’étaient auparavant disponibles que dans des fichiers papier. En fait, ils peuvent transformer des processus traditionnels plus lents en flux de travail plus modernes et plus efficaces.
Un convertisseur PDF professionnel offre des fonctionnalités avancées telles que l’OCR (reconnaissance optique de caractères) qui permet aux bureaux non seulement d’aller plus loin dans ce bureau sans papier, mais également d’y travailler.
La numérisation de documents papier en fichiers PDF génère une image PDF, qui n’est rien d’autre qu’une image de texte et de mots. L’OCR que l’on trouve dans la plupart des convertisseurs PDF peut transformer des fichiers PDF non modifiables basés sur des images en fichiers PDF interrogeables et en formats de texte modifiables avec lesquels les travailleurs peuvent interagir.
Automatisez le traitement des documents
La conversion par lots est une nécessité au bureau. Lorsque vous avez un certain nombre de documents PDF prêts et nécessaires pour la conversion et l’analyse, le temps sera votre priorité absolue.
La conversion de centaines de documents individuellement prend beaucoup de temps. De plus, le traitement séparé de centaines de fichiers PDF peut être un gaspillage de ressources qui pourraient autrement être allouées à des tâches plus importantes.
Les capacités de conversion par lots que l’on trouve dans les logiciels PDF de haute qualité permettent aux travailleurs de gérer efficacement de gros volumes de documents PDF qui doivent être traités. Dans la plupart des cas, les outils PDF peuvent même automatiser le processus, nécessitant peu ou pas de supervision. Une fois les fichiers configurés, un convertisseur PDF professionnel peut gérer lui-même l’ensemble du processus de conversion.
Edition instantanée de documents
Quatre pièces jointes sur cinq sont des fichiers PDF. Et, dans de nombreux cas, les PDF professionnels envoyés par e-mail contiennent des erreurs, du texte incorrect ou des dates incorrectes, ainsi que des informations obsolètes qui donnent aux entreprises un aspect peu professionnel.
Les fichiers PDF ne sont pas modifiables par nature, ce qui rend difficile la correction de telles erreurs. Convertir un PDF en un format modifiable comme MS Word a du sens, mais ce n’est pas efficace. Surtout quand il s’agit d’un délai strict.
Un convertisseur PDF de niveau entreprise résout ce problème en permettant aux travailleurs du savoir d’insérer directement et instantanément des modifications dans le PDF. Ils peuvent facilement consulter les informations obsolètes en supprimant ou en ajoutant simplement du texte au PDF.
De plus, ils peuvent diviser les livres blancs des grandes entreprises et fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul document, remplir ou créer des formulaires PDF pour collecter des données commerciales précieuses, signer des contrats PDF avec des signatures numériques valides et appliquer une protection par mot de passe et des autorisations de fichiers entre de nombreuses autres choses. .
Personnalisez la sécurité des documents
Ce dernier point sur la sécurité ne doit pas être sous-estimé. Les convertisseurs et outils PDF sont non seulement capables de générer des fichiers PDF, mais sont également conçus pour sécuriser ces fichiers.
Avec des informations d’entreprise allant des accords commerciaux aux informations sur les clients, les employés doivent protéger de manière adéquate le contenu PDF sensible.
Les convertisseurs PDF professionnels permettent aux administrateurs d’ajouter des fonctions de sécurité en couches. Les autorisations de fichiers telles que le copier-coller, l’impression en basse résolution, l’affichage, le désassemblage et d’autres modifications peuvent être limitées ou désactivées.
De plus, les mots de passe des utilisateurs peuvent limiter le droit d’accès non autorisé au début tout en implémentant les autorisations de fichiers. Les professionnels peuvent personnaliser la quantité ou la petite quantité d’accès que chaque destinataire de ce PDF reçoit.
Signer des contrats numériquement
Il existe différents niveaux de besoin de documents. Pour ceux qui ont besoin de garder un œil sur les modifications, les approbations et les révisions autorisées, les convertisseurs PDF professionnels peuvent leur fournir la possibilité de signer numériquement les PDF. Cette fonctionnalité permet aux entreprises d’ajouter des signatures cryptographiques ou des signatures d’image.
Les employés peuvent rapidement ajouter une image de leur signature pour confirmer les modifications, approuver les brouillons d’un document ou signer des documents internes à l’entreprise.
Un logiciel de conversion PDF offrira aux travailleurs la possibilité d’ajouter des signatures cryptographiques (numériques), permettant une plus grande sécurité avec des certificats numériques. Les destinataires sont en mesure de vérifier ces signatures numériques qui ajoutent une couche de sécurité supplémentaire.
Avec des autorités de signature tierces délivrant un certificat numérique à votre entreprise, les responsables et cadres de niveau C peuvent avoir l’esprit tranquille en sachant que le contenu de l’entreprise et de l’entreprise est signé, scellé et protégé en transit.
Rédiger des données classifiées
Si aucune mesure de sécurité n’est appliquée au fichier lui-même, les travailleurs doivent pouvoir protéger leur contenu au niveau textuel. De plus, il arrive parfois que seule une partie du contenu d’un document soit nécessaire. C’est là que l’édition PDF entre en jeu.
Les outils de rédaction des convertisseurs PDF peuvent supprimer de manière sélective les données textuelles de manière permanente afin de préserver la confidentialité des informations sensibles. Les numéros de compte, les noms et les informations sur l’entreprise peuvent être gardés confidentiels par le destinataire du fichier tandis que le reste des données est accessible pour analyse ou examen.
Recueillir des données commerciales précieuses
Pour les entreprises qui ont besoin de remplir des documents, les formulaires PDF seront le choix numéro un. Les formulaires internes peuvent être remplis sans avoir besoin d’utiliser un service de remplissage de formulaire externe.
Les convertisseurs PDF professionnels peuvent donner aux équipes RH et de recherche la possibilité de collecter des données selon les besoins. Ils peuvent créer des formulaires à remplir en ajoutant des champs de formulaire populaires tels que des zones de texte, des boutons radio et des champs de texte.
Les formulaires PDF à remplir peuvent être utilisés pour collecter et collecter facilement des informations sur le serveur de votre entreprise. Toutes les informations restent internes et sécurisées. Les avantages de pouvoir contrôler les données et informations collectées sont indéniables.
Amélioration de la collaboration d’équipe
Les travailleurs peuvent collaborer sur un seul document à réviser sans jamais quitter le PDF. Les contrats en cours de rédaction et d’examen pour les accords commerciaux peuvent être traités avec discrétion et les commentaires et annotations conservés en toute sécurité parmi les membres de l’équipe.
De plus, lors de l’annotation dans le fichier lui-même, les équipes peuvent facilement suivre le texte et les commentaires. Simplifier ainsi le processus de révision améliore les transactions, la collaboration et les procédures commerciales.
Les capacités de balisage avec un convertisseur PDF sont suffisamment flexibles pour s’adapter à tout type d’annotation que vous devez insérer. Par exemple, des commentaires peuvent être ajoutés, du texte peut être souligné ou surligné, des sections peuvent être supprimées et des notes autocollantes ajoutées.
Dernières pensées
Outre les avantages évidents associés aux économies d’impression et de stockage, l’utilisation d’un convertisseur PDF polyvalent par les employés peut entraîner une augmentation considérable de la productivité du bureau.
En permettant aux employés de gagner du temps sur les tâches banales de gestion de documents, les convertisseurs PDF peuvent permettre aux employés de concentrer leur attention sur les tâches professionnelles qui comptent vraiment. Atteindre le zéro papier est une transition qui nécessite des changements non seulement dans les flux de travail quotidiens, mais également dans les outils utilisés.
Alors qu’un convertisseur PDF peut sembler être un outil supplémentaire, lorsqu’il est utilisé dans des domaines clés, il peut en fait être un outil révolutionnaire avec le potentiel de transformer les entreprises, à la fois financièrement et logistiquement.