Pour réussir, toute entreprise moderne doit rester compétitive et pertinente. Les ressources humaines sont au cœur de toute organisation. C’est le département qui s’assure que l’entreprise fonctionne bien, que la main-d’œuvre est heureuse et que les normes sont respectées. Par conséquent, en particulier à la lumière de l’évolution rapide des logiciels d’aujourd’hui, il est logique de tirer pleinement parti des outils disponibles pour vous faire gagner du temps, des efforts et de l’argent.
La gestion des processus métier (BPM) se concentre sur la rationalisation du flux de travail existant au sein d’une organisation, en le rendant plus efficace et adaptable aux besoins dynamiques d’une entreprise. L’automatisation des processus métier (BPA) est une partie importante du BPM, car les résultats peuvent être observés plus tôt et dans une plus grande mesure lorsque le logiciel est intégré pour gérer les processus du lieu de travail.
BPA travaille en tirant parti des technologies de l’information pour simplifier les processus opérationnels quotidiens des ressources humaines. Avec toutes les avancées récentes en matière de logiciels, il a été dit que 2016 est l’année de l’automatisation du lieu de travail. Malheureusement, les entreprises qui choisissent de ne pas suivre le rythme seront inévitablement de plus en plus à la traîne.
La bonne nouvelle est que les logiciels et l’automatisation ne sont plus l’apanage des grands conglomérats. Les PME voient la valeur de l’automatisation et investissent de plus en plus d’argent, car elles ont pris conscience des avantages RH suivants.
L’automatisation des workflows fait gagner du temps
Chaque département des ressources humaines consacre du temps à des tâches répétitives et humbles qui pourraient facilement être automatisées. Cela permettrait aux employés de concentrer leur attention et leurs ressources intellectuelles sur un travail plus significatif et complexe qui a la capacité d’ajouter une réelle valeur à l’entreprise. Aussi précieuses que soient les personnes pour le bon fonctionnement d’une organisation, certaines activités sont tout simplement réalisées plus efficacement par un ordinateur. Par exemple, en utilisant un logiciel de code-barres, une entreprise peut rapidement trier, archiver et archiver des informations pour les retrouver facilement ultérieurement. Cela se produit en quelques minutes, ce qui signifie que l’époque de l’archivage manuel et de la récupération laborieuse des données est révolue depuis longtemps.
L’automatisation des tâches permet d’économiser de l’argent à long terme
L’automatisation est logique pour un entrepreneur expérimenté avec un état d’esprit avant-gardiste. Bien que l’automatisation puisse coûter de l’argent au départ, les entreprises économisent en fin de compte de l’argent. Les employés n’ont pas besoin d’être embauchés pour accomplir des tâches banales, il n’est pas nécessaire de dépenser de l’argent pour former les employés sur les processus automatisés, et grâce à la diminution des Garbage In, Garbage Out (GIGO), l’erreur humaine est réduite, ce qui entraîne un gain de temps et argent.
L’automatisation de certaines activités élimine l’erreur humaine
L’erreur humaine est coûteuse pour toute entreprise. Il est rapporté qu’une entreprise de 100 000 employés perdra environ 31 millions de livres sterling par an en raison d’une erreur humaine, ce qui équivaut à environ 315 livres sterling par employé. Selon un rapport commandé par le ministère de la Santé, le NHS perd jusqu’à 2,5 milliards de livres par an en raison d' »erreurs évitables » liées à l’abus de médicaments.
Bien que l’erreur humaine ne puisse jamais être éliminée en tant que risque commercial, l’automatisation réduit certainement la probabilité d’erreurs. Le logiciel est fiable, infatigable et évolutif pour une entreprise en pleine croissance. Quel que soit le nombre de clients, de patients ou de clients que vous embarquez, l’automatisation se développera en fonction des besoins de votre entreprise, avec des performances fiables et des résultats de haute qualité.
Les entreprises ont une plus grande responsabilité avec l’automatisation
Le logiciel assure un degré élevé de transparence et de responsabilité au sein d’une organisation. Au lieu de perdre du temps à déterminer où un processus particulier s’est mal passé, à poser des questions et à trouver les personnes responsables, le logiciel suit chaque processus avec diligence. Il peut ensuite visualiser où les erreurs se sont produites, permettant à la direction de déterminer où une formation supplémentaire est nécessaire pour tenir les employés informés. De plus, les gestionnaires seront en mesure de déterminer combien de temps il faut pour effectuer certaines tâches, ce qui permettra une rationalisation plus poussée à l’avenir.
Quelles activités de ressources humaines peuvent et doivent être automatisées ?
L’automatisation des activités peut faciliter les processus RH de plusieurs manières. Le plus important concerne la gestion de l’information. Le traitement des formulaires peut être simplifié grâce à l’utilisation de codes-barres, qui éliminent le besoin de saisir manuellement les données. En revanche, les codes à barres permettent aux organisations de stocker et d’indexer des données avec des systèmes de gestion électronique de documents (EDMS). Cela signifie que les données sont beaucoup plus faciles à récupérer ultérieurement, car elles sont protégées de manière sécurisée et centralisée sur un réseau. Un EDMS peut également programmer automatiquement des rappels ou des activités de suivi, rationalisant davantage le flux de travail. Les documents peuvent également avoir une durée fixe, ce qui facilite grandement la conformité.
Le recrutement est un domaine qui a été révolutionné avec l’avènement de l’automatisation. Compte tenu du temps et de l’argent qu’il faut pour embaucher des employés, il est crucial que le bon candidat soit choisi pour remplir un rôle particulier. L’automatisation signifie que les CV peuvent être collectés à partir de pièces jointes d’e-mails et scannés pour rechercher des mots-clés pertinents pour le poste donné. De plus, l’automatisation, sous la forme d’un logiciel de recrutement, peut créer des profils de candidats et suivre la progression de ces candidats. Il existe d’autres activités de recrutement qui peuvent être automatisées, telles que les e-mails d’acceptation ou de refus et les réponses automatiques pour planifier des entretiens.
Si les réunions et les rendez-vous ne sont pas des choses que vous automatisez actuellement, c’est quelque chose que vous devez changer dès maintenant. Les organisations passent en moyenne cinq heures par semaine à planifier des réunions, ce qui équivaut à six semaines par an. Votre temps est précieux; ne le gaspillez pas inutilement. L’automatisation peut aider les entreprises à planifier et à réserver des rendez-vous, et des e-mails de rappel automatisés peuvent être envoyés aux parties intéressées avant la réunion. Cela ne signifie pas seulement que les entreprises gagnent du temps en organisant des réunions, cela signifie que les employés et les managers n’ont aucune excuse pour sauter une réunion importante.
Yaakov Smith est un entrepreneur qui propose des solutions créatives aux problèmes quotidiens des entreprises. Il est propriétaire et directeur fondateur de Logican Solutions Ltd, qui propose une gamme de produits, notamment un logiciel de gestion des plaintes PPI, un logiciel de portefeuille immobilier et un logiciel de TVA.