Petites entreprises avec un budget serré : des étapes simples pour économiser sur les factures de technologie

Nous avons déjà entendu dire que la croissance exponentielle observée dans la technologie a des effets positifs pour les entreprises. Cependant, la technologie peut être une épée à double tranchant coûteuse et ne répond pas toujours aux attentes. Si la technologie de pointe ne correspond pas bien aux besoins de votre entreprise, c’est quelque chose dont votre entreprise n’a pas besoin pour se développer.

Le résultat? En mettant en œuvre les mauvaises solutions technologiques pour votre entreprise, vous pouvez finir par engager beaucoup de dépenses sans en retirer aucun avantage. Il est donc crucial de choisir les bonnes solutions pour votre entreprise.

Voici quelques solutions utiles qui peuvent aider votre entreprise à économiser sur les dépenses technologiques.

Passer aux technologies cloud

Les services cloud peuvent donner à votre entreprise un coup de pouce rentable. Les technologies cloud permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs données qui sont stockées et gérées sur des serveurs distants. Cela élimine le besoin pour votre entreprise de posséder et de maintenir des serveurs coûteux.

Au lieu de penser à la nécessité d’une refonte majeure qui s’accompagne d’une infrastructure informatique coûteuse, accédez à des services Internet fiables qui permettent à votre entreprise d’utiliser le cloud. De cette façon, vous pouvez accéder à vos besoins d’hébergement Web et de comptabilité moyennant des frais mensuels ou annuels abordables.

Au-delà de cela, les services de stockage et de communication de données basés sur le cloud permettent à votre équipe de collaborer en temps réel et de partager des données sur le Web. Les services cloud peuvent également évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe, contrairement aux serveurs physiques sur site présentant la maintenance, le service et les risques questions.

Éliminer les frais de déplacement

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez probablement vous déplacer pour rencontrer des clients et des fournisseurs. Bien que les voyages permettent des réunions en face à face, cela peut vous aider à saisir de nouvelles opportunités commerciales, mais cela peut également contribuer à une augmentation des dépenses professionnelles. Existe-t-il un moyen de résoudre ce dilemme ?

Les frais de déplacement peuvent être considérablement réduits si vous choisissez de communiquer avec les clients et les fournisseurs via des appels vidéo via des connexions Internet à haut débit. La visioconférence a mûri et est désormais considérée comme un outil commercial indispensable, alors ne laissez pas votre entreprise à la traîne. De toute façon, vous préférerez probablement voyager pour rencontrer des gens pour des consultations initiales. Cependant, la plupart des suivis peuvent être efficaces en utilisant les appels vidéo, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

Racine pour le télétravail

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une dépense commerciale directe, le coût caché des déplacements des employés est une autre réalité commerciale persistante et durable. Les employés passent par les heures de trajet quotidien vers et depuis le lieu de travail, certains le faisant même pendant des heures chaque jour.

En plus de cela, en tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes tenu de fournir à vos employés des espaces et des espaces de travail adéquats, ainsi que les factures et toutes les taxes associées. Il doit y avoir un meilleur moyen !

Avec le télétravail, tout le monde est content : vos collaborateurs peuvent facilement travailler de chez eux. Le télétravail signifie simplement travailler à domicile. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et téléphonique fiable. De nombreuses heures précieuses peuvent être économisées qui auraient autrement été gaspillées en déplacements. Comme les employés utiliseront l’espace de leur maison, votre organisation pourra utiliser moins d’espace.

Par exemple, la National Telework Initiative lancée par le gouvernement américain encourage les employeurs à introduire le télétravail sur le lieu de travail. Cela libère plus de temps pour vos employés et leur donne la possibilité d’atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Utiliser un logiciel gratuit

Si vous aimez réduire les coûts à chaque occasion, en voici une à essayer : choisissez toujours un logiciel gratuit. Pourquoi payer pour un logiciel alors qu’il existe des alternatives fiables et gratuites ?

Avec le logiciel gratuit, vous avez la possibilité de comparer, d’ajuster et d’essayer de nouvelles solutions. Vous ne pouvez pas avoir cette flexibilité lorsque vous travaillez avec une solution payante.

OpenOffice est une suite bureautique fiable que de plus en plus d’entreprises adoptent. Du logiciel de retouche photo aux programmes d’analyse, tout est disponible facilement et gratuitement si vous savez où chercher. Chaque fois que vous cherchez à adopter de nouvelles solutions logicielles, recherchez des logiciels « open source ». Assurez-vous de lire les critiques et la comparaison entre les offres open source et payantes.

Facture électronique

Allez sans papier. Passer au vert est le nouveau mantra des affaires. Générez des reçus électroniques. Assurez-vous également que vos documents sont enregistrés en ligne plutôt que stockés dans des casiers de bureau. Google Docs propose des modèles de facturation gratuits qui peuvent être adaptés pour intégrer votre logo et les exigences de facturation locales telles que la taxe de vente.

Formez vos employés

Formez vos employés sur toutes les nouvelles solutions technologiques que vous mettez en place. La productivité accrue que ces solutions peuvent offrir incite vos employés à participer à toute formation, car eux aussi bénéficieront des changements et nombre d’entre eux apprécieront l’opportunité d’améliorer leurs compétences.

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez rechercher des moyens de réduire les dépenses sans rogner sur les coûts. Grâce à la technologie de pointe et aux diverses solutions en ligne disponibles, votre entreprise peut être simplifiée comme jamais auparavant.

Chloe McDonald est une consultante en petite entreprise avec de l’expérience dans de nombreux domaines de la gestion d’une petite entreprise. Il écrit sur la technologie, la conception de sites Web, le marketing, la finance, etc.

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