Pour le moment, personne ne sait exactement combien de temps durera la pandémie de COVID-19.
Pour ceux qui planifient un événement d’entreprise pour l’année prochaine, cela soulève la question du format de l’événement : en ligne, en personne à l’extérieur ou à l’intérieur ?
Les projections du moment où la vie reviendra à la normale varient. Certains s’attendent à ce que l’immunité collective soit atteinte au début de l’été.
D’autres imaginent qu’il faudra attendre le troisième trimestre avant de pouvoir revenir aux normes d’avant la pandémie.
Une perspective plutôt pessimiste dans la prestigieuse revue Nature prédit que la distanciation sociale intermittente pourrait être avec nous pour les années à venir, pour supprimer les épidémies de COVID-19.
Mais qu’est-ce que cela signifie pour la planification d’événements d’entreprise ? Voici les perspectives actuelles pour vous aider à décider quel format opter et comment rester flexible en cas de changement réglementaire.
1 – Restez entièrement en ligne au premier trimestre et pendant la majeure partie du deuxième trimestre
Avec les verrouillages sévères actuels imposés contre les variantes féroces du virus, des rencontres en personne plus importantes sont peu probables jusqu’à l’été. Pour le moment, les fermetures devraient durer jusqu’au 15 février, bien que les experts s’attendent à ce qu’elles se poursuivent jusqu’en mars.
Même après cela, les réglementations resteront volatiles et diversifiées selon les régions. Cela rend la planification d’événements plus importants pratiquement impossible, surtout si les participants doivent parcourir de plus grandes distances pour participer.
Pendant cette période, l’organisation d’événements en ligne est votre pari le plus sûr.
2 – Envisagez des événements extérieurs à la fin du printemps et en été
D’ici la fin avril, le plan de vaccination du Royaume-Uni vise à rendre la vaccination largement disponible. L’objectif est d’atteindre l’immunité collective d’ici l’automne.
Pour la planification d’événements d’entreprise, cela signifie que les réunions en personne deviendront probablement possibles d’ici la fin du printemps, car les taux d’infection diminueront.
Cependant, il est préférable de jouer la sécurité et de planifier des événements extérieurs pendant cette période.
Actuellement, le système à 4 niveaux du Royaume-Uni permet des réunions en personne jusqu’à 6 personnes dans les niveaux 1 à 3 lorsqu’elles se déroulent à l’extérieur. Ces restrictions devraient d’abord être assouplies.
Les événements à petite échelle tels que les mixages d’entreprise, les programmes de team building et les journées d’accueil sont des candidats idéaux pour se dérouler à l’extérieur.
Ces types d’événements ont moins de restrictions organisationnelles que les salons professionnels, les conférences ou les événements de lancement. Cependant, ils offrent aux membres de l’équipe des opportunités indispensables pour se reconnecter après des mois d’isolement fiscal dans les bureaux à domicile.
3 – Planifiez soigneusement les événements en salle d’ici la fin de l’été.
Les événements traditionnels en salle nécessitent une planification et une organisation maximales. Entre la mise en service du catering, d’une société de location son et lumière, et l’installation des équipements technologiques nécessaires, d’innombrables réservations sont à effectuer.
Actuellement, il semble que vous planifiez prudemment des événements intérieurs plus importants d’ici la fin de l’été ou le début de l’automne.
Cependant, lors de la mise en place de ces événements, tenez toujours compte des mesures de sécurité. La capacité du lieu, par exemple, sera réduite par des mesures de distanciation sociale. Il en va de même pour la taille de la foule.
Selon le fondateur du fabricant de vaccins BionTech, la vie normale ne reprendra que l’hiver prochain.
4 – Comment rester flexible : planifier des événements hybrides
Si votre événement est prévu à un moment où vous ne pouvez pas être entièrement sûr de ce qui sera possible, vous pouvez opter pour un type hybride.
Ce type d’événement comporte à la fois des parties en personne et virtuelles. Par exemple, si vous prévoyez d’organiser une conférence d’affaires, vous pouvez avoir les conférenciers et un nombre limité de participants en personne et diffuser l’événement pour un public plus large. Si les restrictions sont renforcées, ces types d’événements peuvent facilement être transférés en mode entièrement en ligne.
Pour le moment, l’avenir est encore incertain. Avoir un plan de sauvegarde virtuel est une sécurité réconfortante. Cependant, avec l’introduction des vaccinations et l’approche du printemps, les planificateurs d’événements peuvent être optimistes à long terme.