Pourquoi les petites entreprises devraient automatiser leurs contrats

Les contrats sont la pierre angulaire du commerce : chaque entreprise les utilise pour faire des affaires ; qu’il s’agisse de personnes et d’équipes de talents qui envoient des lettres d’offre d’emploi aux nouvelles recrues, d’équipes de vente qui envoient des bons de commande ou de parties intéressées qui signent des accords avec des fournisseurs avant d’acheter un nouveau produit ou service. Il peut être difficile de comptabiliser les revenus sans eux.

Mais à mesure que l’entreprise se développe, les contrats peuvent également devenir un casse-tête, selon le système en place pour les conclure et les gérer.

automatiser les contratsQuel est le problème avec la façon dont les gens gèrent les contrats ?

Le flux de travail contractuel peut être pénible pour différentes équipes de l’entreprise. Il est souvent mis en place très tôt par l’équipe de direction, en utilisant la pile technologique existante. Microsoft Word est la devise par défaut pour les contrats, basée sur un processus de saisie manuelle des informations ; l’édition de documents, l’enregistrement au format PDF et l’envoi dans les deux sens par e-mail et l’impression, la signature et la numérisation sont toujours aussi courants que pénibles.

Dans un monde numérisé, avec d’autres fonctions commerciales automatisant leurs processus, cette façon de travailler ne suffit pas, et voici pourquoi :

1. Cela prend du temps

Aucun des systèmes manuels mentionnés ci-dessus n’est conçu pour la vitesse. Si l’entreprise en est à ses débuts, elle peut compter sur ses opérations ou son avantage financier pour gérer les contrats, et rechercher différentes versions via Word n’est pas une grande utilisation de leur temps. Si l’entreprise est suffisamment mature pour avoir embauché un avocat interne, elle est souvent submergée par un certain nombre de tâches : des demandes juridiques quotidiennes et de la gestion des risques à la négociation de contrats de grande valeur et à la planification stratégique à long terme. Un processus de passation de marchés manuel pour le traitement des affaires de faible valeur détourne simplement l’attention du travail de grande valeur qu’un avocat pourrait effectuer et crée souvent de la frustration parmi les équipes, car les contrats ralentissent les décisions commerciales critiques.

2. Systèmes multiples

Au cours de son cycle de vie, le contrat passe d’un système à un autre, changeant souvent de format en cours de route : il commence dans Word et est envoyé dans les deux sens par e-mail, de nouvelles versions étant créées au fur et à mesure des modifications apportées. Finalement, il est converti en PDF et passé par un outil de signature électronique, prêt pour la signature ou, pire, imprimé pour une signature humide. Avec autant de systèmes à gérer, l’entreprise peut avoir des difficultés avec le contrôle des versions, et c’est un problème car elle continue d’évoluer et de traiter davantage de contrats à tous les niveaux. Passer d’un système à l’autre signifie une perte de données, des pièces jointes manquantes et beaucoup de temps perdu.

3. Les documents sont difficiles à retracer

Une fois signés, les contrats apparaissent sous forme de fichiers sur un disque partagé, sur les ordinateurs personnels des parties intéressées ou même sous forme de copies imprimées au dos d’un classeur. Cette absence de système d’enregistrement rend de plus en plus difficile pour les autorités judiciaires de suivre les informations clés, telles que les renouvellements de contrats. Cela conduit également à plus de travail que nécessaire dans les projets de due diligence, comme ceux avant un tour de financement ou une acquisition.

4. Surveillance limitée

Un flux de travail manuel des contrats conduit également à un manque de standardisation – les équipes de vente pourraient libérer des délais légaux pour obtenir des offres sur la ligne et envoyer des offres sans supervision ou approbation légale. Cela donne au mieux l’impression que l’entreprise n’est pas professionnelle et, au pire, augmente le risque pour l’entreprise en raison de clauses contractuelles inacceptables qui se retrouvent dans les documents signés.

Comment l’automatisation des contrats peut-elle aider ?

L’espace de la technologie juridique est en plein essor avec des solutions qui peuvent aider les équipes juridiques internes à travailler plus efficacement et à responsabiliser l’entreprise. L’automatisation des contrats en est un exemple, et de nombreuses scale-up se tournent vers des plateformes d’automatisation des contrats pour convenir et gérer leurs documents juridiques.

L’automatisation peut aider les équipes juridiques à résoudre tous les problèmes rencontrés dans un flux de travail contractuel typique. Voici pourquoi les équipes juridiques des entreprises devraient considérer l’automatisation comme une solution :

1. Gain de temps

C’est une énorme perte de temps pour le conseiller juridique de devoir remplir manuellement un simple accord de non-divulgation. Pour résoudre ce problème, certaines plateformes ont des fonctionnalités qui remplissent automatiquement les informations, de sorte que les avocats peuvent passer moins de temps à saisir manuellement les détails et plus de temps sur le travail qui compte vraiment. Au lieu de cela, les workflows de questions-réponses permettent à d’autres équipes d’assumer cette responsabilité – en répondant à quelques questions simples, les équipes peuvent remplir le contrat elles-mêmes et réduire le risque d’erreur humaine.

2. Espace de travail unifié

Pouvoir créer, négocier, accepter et gérer un contrat sans quitter le navigateur présente de multiples avantages, du gain de temps à rechercher des contrats à la capacité de gérer le contrôle des versions. Certaines plateformes ont également des fonctionnalités qui permettent aux équipes de collaborer en interne et de négocier en externe avec l’homologue, sans avoir à quitter le navigateur. Cela facilite le suivi des délais contractuels, rationalisant le processus de négociation pour les deux parties.

3. Contrats traçables

Les contrats d’un flux de travail automatisé sont étiquetés avec des métadonnées, ce qui les rend consultables, accessibles et faciles à suivre. Le service juridique n’a plus à passer des heures à essayer d’extraire des documents signés, à la place, les contrats avant et après signature résident dans le même espace de travail et sont accessibles en quelques clics. Des fonctionnalités telles que les rappels de renouvellement peuvent aider les avocats à respecter les délais clés, de sorte que les renouvellements accidentels ne sont plus une préoccupation.

4. Libre-service

Les capacités de modélisation d’une plate-forme d’automatisation des contrats permettent à d’autres équipes de se servir d’un seul document, avec des conditions pré-approuvées par l’équipe juridique. Cela signifie qu’il n’y a plus de conditions contractuelles de style libre, mais cela garantit également que l’avocat a autorité et contrôle sur le processus, sans avoir besoin d’être impliqué à chaque étape. La possibilité de conclure des contrats en libre-service peut également rationaliser le processus, ce qui est essentiel lorsqu’il s’agit de transactions importantes, par exemple : les ventes peuvent prendre la responsabilité de créer et de négocier le contrat, en ne l’introduisant dans l’accord juridique que lorsque cela est nécessaire .

Un flux de travail léger et évolutif

À mesure que l’entreprise continue de croître, il est inévitable que les volumes de contrats augmentent. Un flux de travail automatisé garantit que les équipes sont à l’avant-garde lorsqu’il s’agit de gérer cette charge de travail et que les talents clés de l’entreprise peuvent concentrer leur temps et leurs ressources sur le travail de grande valeur pour lequel ils ont été embauchés en premier lieu.


Richard Mabey est le PDG et co-fondateur de Juro

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