Pourquoi votre stratégie d’impression est importante pour votre entreprise

L’impression devient un processus commercial essentiel à l’ère numérique, déclare Giles Thorpe, PDG de CCE.


Imprimante_206045578La presse a toujours eu du mal à se faire une réputation comme l’un des secteurs les plus passionnants et les plus fascinants de l’industrie informatique, ce qui est (à mon humble avis) injuste. Nous sommes tous entourés d’imprimantes dans notre bureau. Nous nous plaignons tous lorsqu’ils ne fonctionnent pas, et surtout, nous sommes tous conscients de la quantité de papier que nous gaspillons. L’industrie de l’impression a connu de nombreuses innovations ces dernières années. Nous avons tout vu, de l’arrivée des appareils multifonctions (qui peuvent tout faire sauf faire une tasse de café) au développement d’une industrie appelée Managed Print Services (MPS). En plus d’introduire encore plus d’acronymes dans le dictionnaire déjà riche d’abréviations informatiques, MPS entraîne un changement radical dans la façon dont les entreprises perçoivent l’imprimé. En effet, les entreprises intelligentes comprennent désormais qu’il s’agit d’un processus métier essentiel.

Le cabinet d’analystes du secteur Quocirca a récemment interrogé des entreprises pour comprendre leur approche du MPS et du secteur des services financiers, souvent un leader de l’innovation informatique, a déclaré que l’impression est un processus commercial fondamental. La raison principale en est la numérisation croissante de tout. Par exemple, de nombreuses entreprises permettent désormais aux employés de numériser les dépenses et de les envoyer automatiquement par e-mail au service comptable à partir d’un appareil multifonction (MFD). Dans l’enquête Quocirca, 72 % des personnes interrogées ont vu d’énormes opportunités dans l’intégration des processus papier aux processus numériques. Cela permettra non seulement d’économiser sur les coûts d’impression et d’encre, mais aidera à créer une image plus intégrée de l’information circulant dans une organisation.

Cependant, toute entreprise qui reconsidère sa stratégie d’impression doit comprendre un point clé : l’impact de cette transition sur les prestataires de services et les fournisseurs MPS. Le modèle commercial traditionnel de l’industrie des imprimantes consistait à « extraire et remplacer », encourageant les clients à adopter un nouveau matériel chaque fois qu’une mise à niveau arrivait. Lorsque la technologie progresse aussi rapidement, il y a clairement des avantages à cette approche, mais ce n’est pas nécessairement la bonne.

Comme pour toute innovation technologique, ce n’est pas parce qu’elle est plus récente et plus rapide que c’est la bonne approche. Lors de l’évaluation de la stratégie d’impression, le facteur critique doit être de comprendre ce qui convient à votre entreprise. Le passage aux MFD peut être un processus plutôt traumatisant, car la rationalisation du nombre d’imprimantes dans une organisation peut avoir des effets secondaires indésirables. Par exemple, sur le plan pratique, ce sont des appareils beaucoup plus gros, alors où les placez-vous ? Si vous enlevez des imprimantes à des personnes, dans quelle mesure sera-t-il pratique pour ces employés de passer au nouveau MFD ? De plus, si vous envoyez des fichiers numériquement à un MFD, ces fichiers seront stockés sur son matériel, quelle est votre approche pour protéger les machines MFD des pirates ?

Il est possible de répondre à toutes ces questions, mais le fait est qu’en tant que client, vous devez comprendre ce qui est le mieux pour votre entreprise.

En effet, chez CCE, où nous développons avec succès une activité MPS depuis de nombreuses années, nous pensons que la tendance future sera « Walk-in and Take-Over », ce qui signifie que les clients s’attendent à ce que les fournisseurs de services remplacent certaines machines, mais aussi en entretiennent certaines systèmes afin de protéger les investissements existants.

Bien sûr, vous vous attendriez à ce que nous disions cela, mais nous pensons que les commentaires de nos clients prouvent ce point de vue. Ce n’est pas seulement parce que les clients en ont assez de la mentalité de remplacement des fournisseurs MPS traditionnels. C’est aussi parce qu’il annonce contractuellement un changement dans la relation entre le fournisseur et le client avec un plus grand contrôle passant au client. Walk-in and Take-Over est basé sur un modèle basé sur le service plutôt que sur la vente de matériel. En fin de compte, cela signifie que, pour réussir, les fournisseurs doivent établir des relations à long terme avec leurs clients. À notre avis (et à celui de nombreux commentateurs), c’est pourquoi les fabricants de produits traditionnels construisent leur offre de services pour répondre aux besoins des clients.

Entretien de l'imprimante_133255418Plus important encore, du point de vue du client, cela signifie qu’il y a une plus grande transparence dans les contrats, en particulier en ce qui concerne les petits caractères liés aux médias et les clauses de résiliation. Les fournisseurs de services doivent être clairs sur ce que les clients recevront en échange des frais qu’ils paient pour l’assistance, car c’est sur cela que repose le modèle commercial. En termes clairs, il est très difficile de cacher les coûts et je suis triste de dire que cela a été un problème dans cette industrie dans le passé.
Heureusement, l’effet d’entraînement du cloud computing et du modèle basé sur les services signifie que l’industrie de l’impression se modernise également et sera extrêmement bénéfique pour les clients à long terme. Plus précisément, cela signifie que les discussions sur l’impression passeront du coût à la stratégie, en comprenant comment l’impression devient un processus métier vital et est considérée comme l’un des secteurs les plus passionnants de l’industrie informatique – vous ne regarderez plus jamais vos imprimantes de la même manière encore!

Considérations clés pour votre future stratégie MPS :

  • Attention aux clauses du contrat
    – Si vous parlez ensemble de coûts d’investissement et de services, ne signez pas ;
    – Ne signez pas le contrat s’il comporte une clause de tacite reconduction ;
    – Méfiez-vous d’un contrat de volume. Assurez-vous de comprendre quelle est votre limite de volume et combien cela coûtera si vous la dépassez.
  • Modèle de prix
    – Veillez à bien comprendre le modèle de coût par impression. Par exemple, si vous utilisez une approche par impression, les impressions couleur coûtent plus cher, car chaque impression couleur est en fait composée de quatre impressions.
  • Comprendre les augmentations annuelles des frais d’assistance et le coût par page
    – Assurez-vous de savoir à quoi équivaut le coût des clauses de résiliation.
  • Si vous implémentez de nouveaux périphériques MFD
    – Dans quelle mesure sera-t-il pratique pour le personnel d’utiliser ces appareils ? ;
    – Combien de temps faudra-t-il pour aller et revenir des appareils ?
    – Comment allez-vous protéger les données stockées sur ces appareils ?

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