À la mi-février 2020, il y avait 73 438 cas confirmés de COVID-19 (Coronavirus) et 1 875 décès.
En Chine, le Coronavirus est apparu pour la première fois dans la ville de Wuhun et nous avons tous entendu parler du confinement de toute cette ville. C’est une ville de 11 millions d’habitants – en perspective, la population de Birmingham au Royaume-Uni n’est que de 1 million et celle de Paris de 12 millions. Pouvez-vous imaginer fermer toute la ville de Paris ? À quel point les choses doivent-elles être mauvaises pour qu’une mesure aussi extrême soit adoptée en Chine ? Il ne fait aucun doute qu’il existe une menace sérieuse posée par le coronavirus et bien que, en tant qu’individus, nous n’ayons aucun contrôle sur sa propagation, nous pouvons nous assurer que nous sommes prêts si le pire devait arriver.
Il est logique pour nous tous d’effectuer une analyse de base des risques pour notre entreprise. Quelques étapes de planification simples et une préparation de base feront toute la différence si le coronavirus devient un problème en Europe et aux États-Unis. Peut-on encore agir si le gouvernement décide de restreindre les déplacements des personnes ou d’imposer un couvre-feu ? Si non, que pouvez-vous faire pour réduire l’impact négatif sur votre entreprise ?
Hygiène
Il est important d’identifier des conseils d’hygiène fiables pour réduire le risque de transmission du virus. C’est simple à trouver et vous pouvez imprimer de courtes infographies à accrocher au bureau et envoyer par e-mail à votre équipe. Le conseil le plus important est le suivant;
- L’hygiène des mains est essentielle. Assurez-vous de rappeler au personnel d’utiliser du savon et de mettre à disposition des gels hygiéniques à base d’alcool dans des zones telles que les entrées des bâtiments ou des bureaux, les cuisines et autres espaces communs. Si votre équipe travaille avec des fournisseurs ou des clients, vous devez leur donner un flacon de gel qu’ils pourront utiliser sur d’autres sites. Montrez l’exemple et utilisez des gels pour encourager votre personnel à développer cette habitude.
- Si vous toussez et éternuez, minimisez vos contacts avec d’autres personnes. Si vous avez le virus, les minuscules fluides qui sortent de votre bouche et de votre nez lorsque vous toussez et éternuez seront chargés du virus qui peut infecter d’autres personnes. Le virus peut survivre plusieurs heures à l’extérieur du corps. Utilisez un mouchoir pour vous couvrir la bouche lorsque vous toussez ou éternuez et utilisez régulièrement un gel à base d’alcool pour garder vos mains propres. Jetez immédiatement les mouchoirs dans une poubelle munie d’un couvercle.
- Indiquez clairement que si le personnel ne se sent pas bien, il doit rester à la maison et ne pas entrer en contact avec d’autres personnes. Si du personnel visiblement malade entre dans le bureau, renvoyez-le immédiatement chez lui. Voir la section sur le travail à distance ci-dessous.
- Utilisez un masque si vous avez une infection, car cela réduira les risques de transmission. Vous devez également porter un masque si vous vous occupez ou êtes à proximité d’une personne atteinte du coronavirus. Utilisez un nettoyant pour les mains à base d’alcool avant de mettre le masque et après l’avoir retiré. Dans un bureau, aucune personne atteinte de la maladie ne devrait être au travail, vous ne devriez donc pas avoir besoin de masques, mais cela pourrait aider les gens à se sentir mieux si vous en avez à disposition.
- Les gens ne doivent pas entrer en contact lorsque cela n’est pas strictement nécessaire. Les câlins, les bisous et les poignées de main sont toutes des situations où le virus peut être transmis, alors rappelez aux gens de limiter les contacts de personne à personne.
Voici trois excellentes infographies que vous pouvez utiliser :
Travail à distance
Le plus grand risque de transmission de l’infection est par contact de personne à personne, il est donc important de réduire les situations dans lesquelles cela peut se produire si l’infection se propage en Europe et aux États-Unis. Dans un environnement de travail, les bureaux, les réunions et les transports publics sont parmi les zones/activités les plus à risque. La façon la plus sûre de travailler est loin de chez soi.
Décidez d’un protocole clair et d’une base de décision pour une règle de travail à domicile : attendrez-vous que le gouvernement le demande, consulterez-vous vos services de santé locaux pour obtenir des conseils ou prendrez-vous une décision en fonction d’un autre facteur ? Vos règles pour le personnel qui travaille depuis votre bureau et qui travaillent sur le site du fournisseur ou du client seront-elles différentes ? Comment communiquerez-vous votre décision à votre personnel et que se passera-t-il si vous tombez malade ?
Vos équipes peuvent travailler à domicile ; Disposent-ils de l’équipement adéquat et d’un accès à distance aux systèmes critiques de votre entreprise ? La mise en place de notre accès à distance peut prendre du temps et de l’argent, mais ce sera un investissement majeur si le virus se propage. Dans tous les cas, 82 % des entreprises pensent que le travail à distance leur permet de faire des économies et que les employés l’adorent, il n’y a donc vraiment aucune bonne raison de ne pas le faire fonctionner pour votre entreprise. Si vous avez besoin de conseils sur la marche à suivre et ce qu’il faut éviter, consultez cet article.
Identifiez les activités qui ne peuvent pas être effectuées à distance, si oui, quelles sont-elles et comment pouvez-vous faire fonctionner votre entreprise si des restrictions de mouvement sont appliquées à votre personnel ?
Automatisation et accès
Essayez d’automatiser autant que possible afin de ne pas trop dépendre des gens – s’ils tombent malades, comment leurs tâches seront-elles accomplies ? Avez-vous plus d’une personne qui peut accéder et utiliser n’importe quel système ou activité critique pour l’entreprise ? Vous avez besoin de former du personnel supplémentaire pour mener à bien une activité critique ? Pouvez-vous toujours effectuer des paiements et faire des chèques si vous tombez malade?
L’activité commerciale la plus critique est la facturation et le paiement. Cela ne devrait pas être un processus manuel qui se produit une fois par mois lorsque vous révisez votre calendrier ou vos ordres de travail. Chaque entreprise devrait toujours utiliser un programme de facturation automatisé, mais cela est encore plus important si certains membres de votre équipe tombent malades. Les fonctionnalités que vous devez rechercher sont les suivantes ;
- Le logiciel est en ligne, vous et votre équipe pouvez donc y accéder à partir de n’importe quel appareil et de n’importe où.
- Il peut suivre le temps, le kilométrage et les dépenses par client.
- Peut créer des citations et des citations.
- Accordez différents accès aux différents membres du personnel pour permettre la soumission d’informations, la création de factures, la révision et l’autorisation. Cela garantira qu’il est délégué autant que possible, réduisant les goulots d’étranglement, les retards et la nécessité d’examiner de nombreux extraits de documents ou d’e-mails.
- Créez automatiquement des factures récurrentes, envoyez des factures par e-mail aux clients et envoyez automatiquement des rappels. Ce qui n’est pas une excuse pour de mauvaises vérifications de crédit.
- Intégration avec de nombreuses passerelles de paiement différentes.
Évaluer les opportunités
Fournissez-vous des services ou des solutions de travail à distance, un support informatique, un support comptable ? Livrez-vous des fournitures de toutes sortes? Pour de nombreuses entreprises, il peut y avoir des opportunités pour vous, car les entreprises et les foyers autour de vous pensent qu’ils se préparent à la propagation du coronavirus. Si une épidémie majeure se produit, comment commercialiseriez-vous vos services avec sensibilité et que pourriez-vous devoir faire pour profiter des opportunistes commerciaux pendant une épidémie ?