Euro Accounting Ltd, un cabinet de conseil aux entreprises et de comptabilité basé à Birmingham, est fier de présenter les solutions Knowings EDM et Collaborative Platforms.
Comme la plupart des organisations, Euro Accounting Ltd a souffert du temps passé à archiver, récupérer et partager de nombreux documents et des coûts d’impression et d’expédition aux clients et aux tiers. Alors qu’ils cherchaient une solution pour résoudre ces problèmes, ils sont tombés sur la solution Knowings et, ayant eux-mêmes adopté le pack EDM, ont pensé qu’il pourrait également être bénéfique pour d’autres entreprises au Royaume-Uni.
Knowings GED gère les problèmes généralement associés à la gestion des documents au sein d’une organisation. Il fournit une plate-forme pour organiser, partager et archiver des documents numériques, ainsi que pour soutenir le flux d’informations à la fois interne et externe.
Technologie inégalée
Knowings GED repose sur une vision innovante de la structuration et de la classification des informations, proche de la logique humaine, qui révolutionne les systèmes informatiques dans lesquels les documents sont traditionnellement stockés selon une arborescence en forme de fenêtres (c:\dossier\répertoire\sous-répertoire\fichier ). Avec Knowings, lorsqu’un document est archivé, il est « encapsulé » avec des balises et des étiquettes (appelées facettes) qui décrivent le type de document et la nature de son contenu. Il en résulte un nouveau paradigme dans lequel les utilisateurs n’ont plus à se demander « Où ce document a-t-il été stocké ? » mais au lieu de cela, tout ce à quoi ils doivent penser est « De quoi parle ce document? » et, grâce à des moteurs de recherche intuitifs basés sur des mots-clés, le document peut être trouvé en quelques clics seulement.
Tous les types de documents peuvent être stockés dans Knowings, qu’il s’agisse de documents bureautiques, d’e-mails, de fax ou de tout document produit par d’autres progiciels. Chaque type de document peut être associé à une fonction d’importation automatique qui stockera les documents au bon endroit et y associera des balises et des mots-clés pertinents afin qu’ils puissent être facilement retrouvés plus tard.
Lorsque vous devez travailler sur un document, la fonction d’édition en ligne le récupère et l’ouvre dans son application native tout en le verrouillant pour les autres, mais leur permet toujours de le visualiser. Une fois enregistré dans le package EDM, il se déverrouillera automatiquement. Les versions sont vérifiées et des versions préliminaires ou des versions non publiées peuvent être créées. Toute activité sur un document est suivie et peut être visualisée lorsque le document est prévisualisé.
Centre de collaboration
Chaque utilisateur du Pack EDM dispose d’un bac à documents électronique permettant d’échanger et de partager des documents sans avoir besoin d’email.
Lorsqu’un document est téléchargé sur Knowings ou que son statut est modifié, un e-mail est envoyé pour informer l’utilisateur que le document est disponible.
Knowings EDM Pack dispose d’un serveur Internet intégré qui permet aux utilisateurs externes autorisés de se connecter à leur espace de travail et d’accéder aux documents en toute sécurité.
Les utilisateurs externes peuvent également déposer des documents dans Knowings GED via leur « bac d’entrée ».
Les droits d’accès dépendent des profils et les documents seront accessibles ou non et seront visibles ou cachés selon le rôle prédéfini.
Productivité et économies accrues
L’expérience a montré que les utilisateurs du système Knowings ont considérablement augmenté la productivité au sein de leur organisation.
Étant donné que Knowings automatise non seulement l’archivage des documents, mais réduit également considérablement le temps nécessaire pour rechercher et récupérer des documents, puis les archiver à nouveau, il génère des gains de temps constants tout au long de la vie d’un document. Grâce à ses capacités de partage de documents, Knowings réduit le temps nécessaire pour rédiger et envoyer des e-mails ou des lettres qui seraient normalement nécessaires à l’émission de documents, en interne ou en externe.
Vous pouvez économiser plus de 200 heures par utilisateur et par an.
En traitant électroniquement les documents au sein de l’organisation, Knowings contribuera également à réduire les coûts d’impression et de copie. L’expérience a montré qu’il est possible d’obtenir une réduction allant jusqu’à 30 % la première année.
Ceci, combiné à des économies importantes sur les frais d’expédition et moins d’espace de stockage physique requis, fournira un retour à très court terme sur votre solution Knowings EDM.