Êtes-vous frustré par les mêmes problèmes qui entravent la production de votre équipe ? Peut-être que certaines habitudes du personnel, des outils lents ou des façons inflexibles de faire les choses signifient que vous essayez d’atteindre des objectifs ou que vous vous arrêtez lorsque vous savez que le travail devrait s’envoler ?
Une enquête récente de Vodaphone a révélé que 51 % des travailleurs pensent que des processus de travail rigides freinent leur productivité. Si vous souhaitez aborder 2018 avec une manière plus fluide et plus fluide de faire les choses, il est temps de prendre au sérieux la rationalisation des flux de travail quotidiens, ce qui peut avoir un impact considérable sur la réussite du projet et la satisfaction du personnel. Voici comment déterminer ce qui nuit à votre productivité quotidienne…
1. Examinez les rôles et les descriptions de poste
Au fur et à mesure qu’une entreprise évolue et se développe, les tâches que nous attendons de nos employés peuvent également évoluer. Si cela se fait projet par projet, l’amélioration des compétences ne va pas forcément dans le sens le plus logique, ce qui peut conduire à des inefficacités et, dans certains cas, à des doubles actions. Il vaut donc la peine de vérifier régulièrement les descriptions de poste, de vérifier avec le personnel quelles tâches ont été ajoutées et supprimées de leur travail, et de vérifier s’ils estiment que les choses fonctionnent bien. De cette façon, vous pouvez voir où les tâches ne correspondent pas aux compétences et aux capacités et peuvent potentiellement perturber votre flux de travail. Lorsque vous avez des employés proactifs qui sont capables de répondre aux besoins de l’entreprise, vous ne savez peut-être même pas que certaines tâches sont devenues « une partie de leur rôle » et que d’autres membres de l’équipe peuvent être dans la même position. Une vérification rapide pourrait révéler que les tâches sont divisées au moment où elles seraient mieux traitées par une personne ou un service.
De même, être conscient des compétences et des connaissances que vous possédez déjà dans votre entreprise pourrait vous aider à réduire vos futures dépenses de recrutement. Avant d’embaucher, pourriez-vous envisager une affectation interne? L’examen des rôles existants peut également identifier un manque de compétences qui freine votre productivité. Des recherches récentes menées par le FSB ont révélé que 46 % des petites entreprises ne disposent pas de toutes les compétences dont elles ont besoin parmi leur personnel et ont estimé qu’un cinquième pensent qu’un manque de compétences numériques parmi leur personnel les empêche d’accroître leur présence numérique.
2. Enregistrez vos flux de travail de manière transparente
Soyez honnête, dans quelle mesure ce qui est fait quotidiennement dans votre entreprise est-il fait inconsciemment comme cela a toujours été fait ? Cela peut non seulement conduire à des opportunités manquées d’efficacité, mais aussi à une dépendance excessive vis-à-vis des connaissances du personnel de longue date. Cela peut avoir un effet d’entraînement qui rend plus difficile la formation de nouveaux employés et la modification des pratiques de travail. Outre l’examen des descriptions de poste, la cartographie des flux de travail est le meilleur moyen de voir comment les choses fonctionnent et d’évaluer si elles peuvent être simplifiées. Cela semble compliqué ? Ce n’est pas nécessaire. Ceci est mieux fait par les personnes impliquées dans la réalisation des travaux. Commencez par demander à votre équipe d’analyser les étapes impliquées dans les différents processus de travail et de les mettre dans un post-it.
Ensuite, itérez chaque étape dans des activités individuelles. Vous avez maintenant une représentation visuelle de votre flux de travail de style Kanban. Qu’est-ce que Kanban ? C’est un moyen de visualiser les flux de travail ou les projets afin que vous puissiez voir où se trouvent les tâches dans un processus de production. Une fois que vous avez tracé le processus, photographiez-le pour référence et enregistrez les informations à l’aide de votre logiciel préféré. Vous trouverez de nombreux outils de gestion de projet qui utilisent les principes Kanban et certains des plus avancés comme Kanbanize.com offrent non seulement de la transparence mais vous permettent également d’analyser en permanence votre productivité. Cet outil particulier prédit également quand le travail sera terminé et met en évidence les endroits où les goulots d’étranglement sont susceptibles de se produire dans les flux de travail, ce qui peut être très utile.
3. Briefing et débriefing
Lorsque vous travaillez sur des projets spécifiques ou vers des objectifs définis, il est de pratique courante de vérifier ces objectifs pour s’assurer que le résultat est atteint. Mais pouvez-vous honnêtement dire que vous accordez la même attention aux détails lorsque vous travaillez sur quelque chose de « quotidien » ? Des briefings et des débriefings réguliers indiquent clairement à votre personnel où se situent vos priorités commerciales actuelles. Cela donne également aux employés la possibilité de signaler les obstacles potentiels et peut rendre évidentes les opportunités de rationalisation avant que quelque chose ne tourne mal. Un briefing et un débriefing appropriés peuvent également être un outil important de motivation et de cohésion d’équipe qui aide vos employés à travailler ensemble vers les mêmes objectifs. Qu’il s’agisse d’un petit-déjeuner de dix minutes ou d’une assemblée générale annuelle qui donne un aperçu de vos réalisations et de vos objectifs pour l’année à venir, vous prenez le temps d’organiser votre stand et de faire le point sur où vous devez aller suivant?