Malgré l’utilisation croissante de la communication électronique, l’impression reste l’un des plus gros frais généraux dans les environnements de bureau modernes. Si les marges bénéficiaires de votre bureau souffrent de coûts d’impression élevés, ces sept étapes pourraient vous aider à économiser et à économiser de l’argent sans compromettre la qualité de votre impression.
Contrôle des personnages
Sans avoir l’air d’un maniaque du contrôle méticuleux, des centaines de livres de coûts d’impression peuvent être réduits chaque année avec de simples changements de police. Définissez le type et la taille de police par défaut sur tous les programmes de traitement de texte couramment utilisés sur toutes les machines de bureau selon les spécifications d’économie d’encre et obtenez les récompenses. Les polices conservatrices comme Century Gothic pourraient faire économiser beaucoup d’argent à un bureau occupé lorsqu’elles sont utilisées à la place de polices de caractères plus prodigues comme l’Arial standard de l’industrie. Voici un guide pour vous aider à définir la police par défaut sur différentes versions de Microsoft Word.
Culture d’impression soignée
Dans la mesure du possible, encouragez une vérification minutieuse et une double vérification de tous les documents, fichiers, e-mails et pages Web avant de vous engager à imprimer. Grâce aux outils d’aperçu avant impression, l’équipe du bureau est en mesure de vérifier exactement ce qu’elle s’engage à imprimer. Ceci est particulièrement pertinent lors de l’impression directe à partir d’e-mails ou de pages Web, car ils impriment souvent des boîtes de dialogue d’e-mail complètes ou page après page de contenu Web.
Un grand bureau pourrait également bénéficier d’un éditeur de copie dédié chargé de la vérification orthographique, du formatage et de la vérification des faits de tous les éléments avant l’impression. Cela peut aider à réduire le nombre d’impressions et d’erreurs d’impression et, par conséquent, à réduire la fréquence des impressions de remplacement, ce qui réduit encore les coûts énergétiques et la consommation de matériaux.
Double
Réduisez instantanément de moitié votre consommation de papier en utilisant la fonctionnalité recto verso de toutes les imprimantes de bureau. De nombreuses imprimantes standard vous permettront de sélectionner cette fonction qui imprimera sur les deux faces du papier, réduisant ainsi la consommation de papier et la consommation d’énergie. Cette option est nettement plus respectueuse de l’environnement que l’impression recto.
Augmentez le partage dans le cloud
Les outils de partage dans le cloud comme Dropbox et OneDrive permettent aux équipes, aux clients et aux clients de partager sans fil tous les documents et fichiers sans nécessiter d’impression coûteuse. Encourager l’équipe à utiliser ces outils gratuits (jusqu’à une certaine limite) réduira instantanément les coûts d’impression en réservant l’imprimante uniquement aux travaux d’impression absolument nécessaires.
Mettre au vert
Les fonctionnalités et options « vertes » et vertes de l’imprimante offrent plus qu’une simple fonctionnalité respectueuse de l’environnement – elles pourraient également faire économiser à votre bureau des coûts énergétiques importants. De nombreuses imprimantes de grands fabricants incluent des fonctionnalités telles que les modes de veille prolongée qui réduiront la consommation d’énergie de la machine et les coûts d’exploitation qui en résultent.
Enquêter sur les fournisseurs d’encre
En coûtant plus cher que le champagne, l’encre d’imprimante peut peser lourdement sur les ressources d’un bureau. Il est donc impératif que votre bureau s’adresse au fournisseur de cartouches d’encre et de toner le moins cher pour aider à réduire régulièrement les coûts et à minimiser les frais généraux. Trouver des cartouches abordables peut être délicat avec des cartouches moins chères offrant souvent des rendements nettement inférieurs à ceux des cartouches plus chères.
Les spécialistes des imprimantes de Printerland proposent une solution simple pour trouver des cartouches abordables : « Pour trouver le coût typique par page d’une cartouche, il suffit de diviser le nombre de pages que la cartouche est annoncée pour prendre en charge et de diviser par le prix unitaire. Cela vous aidera à trouver la solution la plus économique à long terme ».
Investissez dans un bourreau de travail
Si votre bureau nécessite une gamme de travaux non imprimés, allant des fichiers texte standard en noir et blanc aux impressions couleur brillantes de haute qualité, vous pourriez être tenté d’utiliser une imprimante de pointe pour toutes ces tâches. Cependant, des tâches plus simples peuvent représenter une charge coûteuse pour l’imprimante de bureau. Il pourrait être intéressant d’investir dans un bourreau de travail rentable en tant qu’investissement à long terme pour s’attaquer à des emplois quantitatifs, voire qualitatifs. Cela pourrait également prolonger la durée de vie de l’imprimante réservée aux travaux de meilleure qualité.