Solution de partage de documents sécurisé : tout ce que vous devez savoir sur les VDR

L’avènement d’Internet et des médias numériques est devenu une bénédiction pour les entreprises à bien des égards. Du marketing au traitement de l’information en passant par le partage de fichiers, Internet est comme une panacée pour les entreprises. Mais cette bénédiction semble commencer à se déguiser alors que nous entendons des nouvelles liées aux violations de données, au vol d’identité et au piratage.

Des nouvelles aussi alarmantes incitent-elles les entreprises à se demander si le partage de documents en ligne est la bonne option pour elles ? Eh bien, la réponse est oui et non »! Tout dépend du moyen de partage des documents.

partager des documentsDe toute évidence, aucune entreprise ne veut faire face à la tourmente due à l’incident de violation de données et faire la une des journaux pour toutes les mauvaises raisons. Mais cela ne signifie pas que les entreprises doivent renoncer aux moyens technologiques avancés et revenir à des modes de partage de documents obsolètes. Passer aux salles de données à partir de l’envoi de fichiers par e-mail est le moyen de rester en sécurité tout en profitant des avantages des avancées technologiques.

Mais qu’est-ce que cette data room virtuelle et comment devient-elle une bouée de sauvetage pour les entreprises ? Voici tout ce que vous devez savoir pour vous décider : Oui ! J’ai besoin d’une salle de données !

Qu’est-ce qu’une data room ?

Une salle de données virtuelle (VDR), ou salle de marché, est un référentiel en ligne pour le partage, la distribution et le stockage de documents. Contrairement aux anciennes pratiques de gestion de fichiers non sécurisées et riches en documents, les salles de données ont fusionné en un système de base de données fiable, efficace et facilement accessible.

Qui peut en bénéficier ?

Le plus souvent, les entreprises l’utilisent dans le cadre de fusions, d’acquisitions, d’expansion internationale et de conglomérat comme solution d’échange de propriété intellectuelle, de documents financiers et juridiques. Mais ce n’est pas le seul cas où la data room peut être utile aux entreprises. Même une startup peut utiliser une salle de données virtuelle si elle souhaite que son système de stockage de documents soit sécurisé et ininterrompu.

Que propose-t-il ?

Vous trouverez ci-dessous les éléments de base offerts par un VDR :

Sécurité

Les fournisseurs de VDR fonctionnent exactement comme une institution financière et une banque. Vous achetez des casiers dans une banque, vous leur payez des services et en retour, la banque garantit la sécurité de votre propriété. De même, vous payez des fournisseurs de VDR pour la sécurité de vos documents. Ils s’assurent que vos fichiers et documents sont en sécurité et que seules les personnes ayant droit à l’accessibilité peuvent y accéder. En plus d’une accessibilité personnalisable, les données stockées sont cryptées de bout en bout et protégées par de puissants pare-feux pour prévenir tout risque de vol de données.

Facile à utiliser

Chaque seconde compte dans le monde des affaires trépidant d’aujourd’hui. Vous ne pouvez pas vous asseoir pour gérer la lenteur du processus de partage de données lorsque vous devez partager autant de documents en une journée. C’est pourquoi l’organisation et l’accessibilité des fichiers sont très importantes pour le bon déroulement des transactions. Dans un VDR, les documents sont conservés dans des dossiers très organisés en leur attribuant des numéros spéciaux afin que la personne autorisée n’ait pas à faire des allers-retours dans le dossier pour trouver les documents requis.

Contrôle d’autorité

Un VDR propose également diverses fonctionnalités afin que personne ne puisse visualiser le fichier avant un certain temps. En outre, l’administrateur peut également prendre des mesures de sécurité, telles que les filigranes, l’expiration des documents et désactiver le copier-coller ou le téléchargement. En dehors de cela, vous pouvez également restreindre l’accès de quelques fichiers à certaines personnes seulement parmi toutes les personnes d’une salle de données.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *