Grâce aux progrès constants de la technologie que nous avons observés au cours du siècle dernier, le monde est maintenant beaucoup plus petit qu’il ne l’était il y a à peine une génération ou deux. Nous pouvons parler face à face avec des personnes dans différents fuseaux horaires avec un seul smartphone et nous pouvons être à l’autre bout du monde en 24 heures.
Ces avancées ont aidé les entreprises à se développer de manière spectaculaire, en particulier en ce qui concerne les voyages d’affaires. Parce qu’il est si facile de rendre visite à un client potentiel ou à un partenaire dans un autre pays, les voyages d’affaires sont devenus inestimables pour les entreprises du monde entier.
La croissance des voyages d’affaires ne montre aucun signe d’arrêt, mais cela peut être un aspect difficile de votre entreprise à rationaliser et à affiner s’il n’est pas géré correctement. Si personne au sein d’une organisation n’est responsable des voyages d’affaires ou ne met en œuvre une politique de voyage complète à laquelle les employés doivent adhérer, votre entreprise peut être confrontée à un problème.
Les voyages d’affaires sont souvent l’un des coûts les plus importants pour les entreprises, mais les entreprises savent-elles vraiment combien cela leur coûte ? Les réponses pourraient vous surprendre. CT Business Travel, spécialiste de la gestion des voyages d’affaires, a récemment publié un livre blanc intitulé « Les coûts cachés des voyages d’affaires non gérés ». Le livre blanc approfondit les principales faiblesses des voyages d’affaires non gérés.
Vous dépensez plus d’argent que vous ne le devriez
Peu importe le nombre d’heures que vous passez à rechercher les meilleurs tarifs de voyages d’affaires, qu’il s’agisse de billets d’avion, d’hôtels, de locations de voitures ou d’une combinaison, vous aurez du mal à accéder aux meilleurs tarifs possibles sans le pouvoir d’achat d’une gestion de voyages d’entreprise. Comme les sociétés de gestion de voyages sont en mesure de négocier des tarifs d’entreprise avec des fournisseurs de confiance et d’utiliser leur connaissance des meilleurs itinéraires, les clients bénéficient grandement des économies réalisées.
Par exemple, le livre blanc fait référence à une étude de cas d’un client passant plus de trois heures à réserver chaque voyage d’affaires, nous constatons également qu’il dépensait 400 000 £ par an en voyages d’affaires. Après avoir introduit les bons outils et procédures, grâce à la collaboration avec la société de gestion de voyages, les dépenses annuelles du client ont été réduites de 14 %, économisant 54 000 £.
Même avec la politique de voyage plus détaillée en place limitant les employés aux fournisseurs de voyages les moins chers, vous aurez probablement du mal à réduire les prix autant que possible. En effet, vous travaillez sans accéder aux tarifs réduits mondiaux, aux tarifs négociés de location de voiture et d’hôtel, qui ne sont pas accessibles au moment de la réservation via les agrégateurs. Les sociétés de gestion de voyages, cependant, sont en mesure de négocier des tarifs réduits compétitifs avec les fournisseurs, offrant à leurs clients les meilleures économies possibles.
Les voyages d’affaires vous coûtent plus de temps que vous ne le pensez
Ce qui pourrait vous surprendre, c’est le fait que l’un des coûts les plus importants pour une organisation en termes de déplacements professionnels est le temps. Il n’est pas rare qu’une entreprise passe des heures à organiser un seul voyage d’affaires. En revisitant l’étude de cas du livre blanc, nous constatons qu’auparavant, le client passait en moyenne trois heures à organiser un seul voyage. Quiconque n’a pas réservé de voyage d’affaires mais a passé des heures à chercher les meilleures offres de vacances sait combien de temps peut s’écouler lorsqu’on cherche les meilleurs prix.
Et cela est facile à croire, surtout lorsque vous passez par toutes les étapes qui se produisent avant de finaliser vos préparatifs de voyage. Cela comprend tout, depuis l’assurance que votre voyage a l’approbation correcte, la collecte de tous les documents de voyage nécessaires, l’achat des meilleurs prix pour la souscription d’une assurance voyage, la recherche et la réservation d’hôtels réputés et recommandés, et l’organisation de transferts ou de locations de voitures.
En analysant cela et en examinant le nombre d’heures nécessaires pour organiser un voyage d’affaires, il est facile de voir comment les voyages d’affaires non gérés peuvent prendre plus de temps que vous ne le pensez, alors que les employés peuvent effectuer des tâches plus productives au cœur de leur rôle.
Vous voulez lire le livre blanc complet de CT Business Travel ? Vous pouvez le télécharger ici pour en savoir plus sur les points faibles et les coûts cachés des voyages d’affaires non gérés.