Les dépenses moyennes de l’entreprise en frais de déplacement atteignant souvent 12 % du budget de l’entreprise, il est facile de comprendre pourquoi il s’agit si souvent du premier point de départ pour l’entretien ménager ou la rationalisation des dépenses. Et le plus souvent, il y a vraiment d’énormes économies qui peuvent être faites, mais faites-le bien ou cela peut vous coûter plus cher que votre budget…
Il y a quelques années, j’ai travaillé pour une entreprise où une équipe assez nombreuse devait parcourir le pays pour proposer des expositions. Les dépenses pour l’entreprise étaient énormes et le suivi de tout était un cauchemar comptable pour les administrateurs. Il va sans dire que lorsque l’entreprise a été rachetée par un fonds spéculatif, ils l’ont vue comme une marmite d’or à récupérer sur les dividendes.
Leur premier geste a été d’imposer la colocation, c’est-à-dire que chacun de nous devait partager une chambre d’hôtel avec un collègue. Ensuite, il y avait la location de voiture. Quelle que soit votre destination, la taille de votre voiture de location était basée sur le nombre d’occupants. Ainsi, par exemple, j’ai dû endurer un aller-retour extrêmement inconfortable de Kent à Manchester – le même jour – dans une minuscule Peugeot 106. Une semaine plus tard, mon arrière sonnait toujours. Il y avait aussi d’autres restrictions sur la nourriture et les boissons, etc., qui ont causé une offense aux employés et du stress pour tout le monde.
Les nouveaux propriétaires ne voyaient pas les employés comme des êtres humains qui, en réalité, ne voulaient pas s’éloigner de chez eux, parcourir le pays et s’enfermer dans des chambres d’hôtel. Ils considéraient les frais de déplacement comme une hémorragie de l’artère des profits de l’entreprise et, dans une large mesure, ils avaient raison.
Il y avait beaucoup de gaspillage et beaucoup aurait pu être fait pour faire des économies substantielles sans traiter les employés comme des bandits.
Les nouveaux propriétaires n’ont pas eu besoin d’emprunter cette voie, ce qui, sans surprise, leur a coûté certains de leurs meilleurs vendeurs au cours de cette première année, il existe des moyens plus simples, plus humains et plus efficaces d’économiser de l’argent.
Voici mes trois meilleurs conseils pour les frais de voyage d’affaires des employés :
- Les économies les plus importantes que l’on peut trouver se situent dans la gestion et le paiement des dépenses. Utilisez une société de paiement de voyage, comme AirPlus, dont la solution de paiement vous aidera à contrôler les coûts. Ils évalueront votre activité de voyage et fourniront des solutions de paiement transparentes pour les voyages d’affaires, adaptées aux besoins de votre entreprise et contrôleront les dépenses.
- Négociez de nouveaux tarifs et contrats avec une chaîne hôtelière moins chère. Les employés préfèrent avoir une chambre privée plutôt que, disons, un 4* plutôt qu’un 3*. De nombreux hôtels offrent des services gratuits tels que le petit-déjeuner ou les repas. Appliquez la même chose aux compagnies aériennes et à la location de voitures, etc.
- Créer, développer et communiquer une politique d’entreprise qui comprend des règles strictes telles que les employés doivent voyager le même jour dans la mesure du possible ; les décisions de voyage de dernière minute, qui peuvent coûter beaucoup plus cher, nécessitent une autorisation ; organiser des réunions numériques dans la mesure du possible ; utiliser le moyen de transport le moins cher, etc. Et appliquez-le à la lettre.
Ces changements tournés vers l’avenir permettront à l’entreprise d’économiser une part substantielle de son budget sans nuire au moral de ses employés.