Chaque entrepreneur sait (ou devrait savoir) que la communication est la clé du succès. Ainsi, lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, votre système de communication doit être votre priorité numéro un.
Au « bon vieux temps », cela signifiait dépenser une fortune en téléphones analogiques, les connecter à diverses extensions, embaucher et former un standardiste ou une réceptionniste sur un système PABX, payer une fortune pour installer tout le matériel et encore plus pour les appels. Cela signifiait également s’assurer que la réceptionniste était au bureau toute la journée et avoir un message enregistré prêt à rejouer vos heures de bureau s’il avait besoin de prendre une pause déjeuner. Comme les temps ont changé depuis lors, la technologie de la communication a évolué.
Désormais, grâce aux nouvelles technologies de communication, vous pouvez éliminer une grande partie de vos dépenses initiales, gérer vous-même vos appels, même lorsque vous n’êtes pas au bureau, et même envoyer des SMS en déplacement. Le moyen le plus simple et le moins cher de le faire est via une application Internet. Chaque adolescent le fait.
Le problème, cependant, est qu’une recherche sur Internet qui révèle que votre entreprise n’a qu’un numéro de téléphone portable est un signal d’alarme pour les clients prudents. Cela vous marque comme insuffisamment établi et même potentiellement risqué, capable d’éradiquer et de décoller dès que vous avez reçu un paiement de leur part.
Comment obtenir le meilleur des deux mondes
La réponse réside dans un système téléphonique alimenté par VoIP. VoIP signifie Voice over Internet Protocol. Bien que le téléphone remonte à l’invention d’Alexander Graham Bell en 1920, la VoIP a été commercialisée pour la première fois en 1996 et depuis lors, cette technologie de communication s’est développée à pas de géant.
Pourquoi VoIP ?
Environ un tiers de toutes les entreprises utilisent aujourd’hui la VoIP, ce qui témoigne de son succès. Il offre de nombreux avantages pour les petites entreprises en démarrage. Voici une liste des 5 principales raisons pour lesquelles votre entreprise ne devrait pas être à la traîne en matière de technologie de communication :
1. Vous êtes trop jeune pour avoir un employé dévoué pour répondre au téléphone.
En tant qu’entreprise d’une ou deux personnes qui démarre, vous constaterez probablement que le coût d’embauche d’une personne juste pour répondre aux appels sera prohibitif. Avec un système de communication VoIP vous aurez un numéro fixe, crédibilisant votre entreprise, et vous pourrez répondre aux appels via internet où que vous soyez.
Le système étant basé sur Internet, vous pouvez répondre sur votre mobile ou votre tablette. Vous pouvez même utiliser le même appareil pour vos appels professionnels et personnels au lieu d’avoir à jongler avec deux appareils.
2. Il est facile de redimensionner
Vous ne voudrez plus passer de votre numéro de téléphone mobile à un numéro de téléphone fixe plus tard au fur et à mesure que votre entreprise se développera, alors commencez bien. Il est facile d’ajouter vous-même plus de lignes, sans même appeler un technicien, car votre entreprise devient plus occupée et vous commencez à embaucher plus de personnel. Et pourtant, sans avoir à embaucher quelqu’un pour transférer les appels, vous pouvez programmer le système pour qu’il recherche le premier employé disponible. Il est également possible pour les clients d’interagir via IVR (Interactive Voice Response). Il s’agit d’une technologie étonnante qui répond par un son aux actions du clavier, permettant aux appels des clients d’être transférés à la bonne personne et créant l’impression d’une entreprise sophistiquée.
3. Les appels coûtent moins cher
Non seulement vous économiserez sur le salaire d’un réceptionniste ou d’un standard, mais vos appels sortants vous coûteront moins cher que sur un système fixe. Les appels d’application à application sont généralement gratuits. Étant donné que la VoIP utilise des données, elle ne fait aucune distinction entre les appels interurbains et locaux, vous n’aurez donc pas à payer d’énormes factures pour les appels interurbains ou même internationaux. Contrairement à de nombreuses autres applications sur Internet, vous n’êtes pas limité à communiquer uniquement avec d’autres utilisateurs de la même application – vous pouvez appeler une ligne fixe via VoIP.
4. Caractéristiques fantastiques
VoIP a beaucoup de fonctionnalités intéressantes, mais quatre méritent certainement une mention spéciale ici pour une entreprise en démarrage.
- Avec la VoIP, vous devez pouvoir organiser des conférences téléphoniques sans avoir à payer de supplément pour les héberger.
- Vous pouvez également organiser des réunions en ligne en face à face avec vos clients en utilisant la vidéo.
- Le système peut être programmé pour le recomposer automatiquement à un autre numéro de votre choix si le numéro que vous composez ne répond pas après un certain nombre de sonneries.
- Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous pourrez parler gratuitement aux employés du système, peu importe où ils se trouvent dans le pays ou dans le monde.
5. Sécurité
Tous vos appels VoIP peuvent être enregistrés, vous donnant un journal des discussions, et mieux encore, comme le système est basé sur le cloud, même en cas d’incendie, d’inondation ou de panne du système, vous pourrez accéder à vos données et enregistrements à distance.
C’est un jeu d’enfant
Avec des économies fantastiques, une flexibilité, une évolutivité et une sécurité exceptionnelles, il n’y a aucune raison d’envisager autre chose qu’un système téléphonique professionnel VoIP. Vous n’avez plus à manquer un autre appel et économisez du temps et des efforts en écoutant une demi-douzaine de messages vocaux lorsque vous revenez au bureau. En fournissant à votre client un service rapide et efficace, vous donnerez à votre start-up un avantage sur la concurrence.