Lorsque vous avez transformé une petite startup en une petite entreprise, vous constaterez peut-être qu’il existe de nombreuses règles différentes que vous devez suivre en matière de bonne administration. L’un des plus importants d’entre eux est si vous avez des documents dont vous n’avez plus besoin. Certaines entreprises ne réalisent pas que ces documents doivent être soigneusement détruits, généralement par déchiquetage s’ils ne sont pas nécessaires.
Il existe de nombreuses informations en ligne sur la légalité du déchiquetage de documents, alors ne paniquez pas. Si vous cherchez à effectuer des recherches, le spécialiste des services de documents en ligne d’Images dispose d’une mine de ressources sur ce qu’il faut faire et potentiellement sur ce qui peut mal tourner si vous ne parvenez pas à déchiqueter les bons fichiers régulièrement. Consultez leur site Web si vous n’êtes pas sûr et/ou souhaitez en savoir plus… ou pour commencer, suivez nos cinq principales raisons pour lesquelles nous pensons que vous devriez déchiqueter vos documents :
- Vous devez respecter la loi
Tout d’abord, ne pas détruire les documents en toute sécurité est en fait contraire à la loi. La loi sur la protection des données stipule que vous ne devez conserver les documents confidentiels que le temps nécessaire. Donc, si vous avez actuellement des documents au bureau dont vous n’avez techniquement pas besoin, vous enfreignez la loi.
S’il s’avère que vous avez commis un crime, votre entreprise pourrait être condamnée à une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 £ par le Bureau des commissaires à l’information. Vous devez donc vraiment vous assurer que vous respectez la loi et détruire les documents si nécessaire.
- Protégez les données des clients et des clients
Vous avez peut-être entendu parler du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données. Il s’agit d’un règlement de l’UE qui oblige les entreprises à mieux prendre soin de leurs clients et des données de leurs clients. En raison de la récente vague d’attaques de piratage contre les entreprises qui ont conduit au vol de données clients, le RGPD a été créé pour forcer les entreprises à adopter une approche plus proactive de leur sécurité.
Un élément clé de ceci est de s’assurer que les dossiers sont correctement archivés ou détruits selon les besoins, y compris les copies papier. Bien sûr, il est également évident que si vous perdez les données d’un client, non seulement vous violerez le RGPD, mais vous perdrez également sa confiance en votre entreprise.
- Assurez-vous que les données de votre personnel sont en sécurité
Il convient également de noter que ce ne sont pas seulement vos données clients dont vous devez vous soucier. Si vous avez des copies papier des détails des membres de votre équipe, vous devez vous assurer non seulement de les stocker en toute sécurité, mais également de suivre la règle de déchiquetage des documents qui ne sont plus nécessaires.
Cela peut s’appliquer aux anciens membres du personnel dont les informations n’ont pas besoin d’être conservées. Fondamentalement, ne pas le faire peut toujours vous causer des ennuis avec la loi sur la protection des données, il est donc important de détruire les détails de tous les anciens membres du personnel dès que possible après leur départ de l’entreprise.
- Économisez de l’espace dans votre bureau
N’oubliez pas que le déchiquetage de documents n’est pas seulement important pour les problèmes juridiques impliqués – cela peut aussi être un énorme cauchemar administratif d’avoir trop de vieux documents dont vous n’avez plus besoin. De plus, se débarrasser régulièrement des documents signifie que vous n’avez pas besoin d’avoir de grands casiers qui prennent inutilement de la place.
À une époque où l’espace de bureau est précieux, il est vraiment inutile de conserver des copies papier des documents que vous n’utilisez plus. Si c’est le cas pour vous, passez une journée à trier des fichiers et à déchiqueter tout ce dont vous n’avez plus besoin.
- Protégez-vous contre l’usurpation d’identité
N’oubliez pas que si votre entreprise stocke vos données sensibles et qu’elles tombent entre de mauvaises mains, vous pouvez vous faire voler votre identité. Les entreprises détiennent généralement de nombreux faits clés sur la vie de quelqu’un et avec ces données, un criminel peut voler votre identité et vous causer un large éventail de problèmes. Il est extrêmement facile d’éviter que ce risque ne devienne une réalité – il suffit de détruire le document dont vous n’avez pas besoin dès que possible. Il n’y a aucune raison de vous mettre en danger si vous ne le faites pas.