Lorsque votre image de marque est terminée le jour de la conférence à venir, vous pouvez faire beaucoup pour vous assurer que l’événement tient tout ce que vous avez promis.
Des meilleurs conférenciers et invités aux établissements qui se démarquent, votre nom et votre réputation contribuent à faire de cette journée de congrès un succès.
Si vous faites partie d’une équipe au sein d’une PME chargée d’organiser, de réserver et d’assister à l’événement le jour de la conférence, ce guide sera une ressource inestimable pour vous assurer de donner le meilleur de vous-même. Consultez nos conseils et assurez-vous que tout sur cette liste de contrôle est prêt à l’emploi et sous contrôle.
Équipe, assemblez
Lorsque vous voulez le meilleur produit, vous devez avoir la meilleure équipe autour de vous pour y arriver. Aussi tentant qu’il soit de rassembler vos amis et les personnes que vous connaissez ne fait que rendre le temps plus facile, ce dont vous avez vraiment besoin, c’est d’un petit groupe rempli de personnes qui excellent dans leur travail.
Trouvez votre informaticien qui peut prendre la responsabilité de s’assurer que votre technologie est opérationnelle 24 heures sur 24. Trouvez votre assistante administrative qui se chargera d’organiser la liste des invités et de gérer la liste des délégués, leurs demandes et leurs besoins spécifiques. Trouvez votre spécialiste marketing qui s’occupera de tous vos imprimés et cartes média. Ensuite, il y a vous, qui supervisez l’organisation et récupérez les devoirs en cours de route.
Vous devrez déléguer dès le début, alors donnez à votre équipe l’accès à un logiciel qui inclut un système de gestion des tâches partagées. Quelque chose qui permet à chacun de voir ce qu’il devrait faire, ce que font les autres et la possibilité de cocher les devoirs au fur et à mesure.
Tout le monde respectera les horaires, il n’y aura pas de chevauchement et avec un peu de chance rien ne sera perdu de la liste.
Depuis le début
Vous devrez trouver un lieu de conférence qui se démarque. Si vous avez tendance à choisir ce qui a fait ses preuves, pourquoi ne pas essayer quelque chose de nouveau pour donner un peu plus de piquant à votre conférence. Trouvez un endroit qui offre de superbes installations modernes et confortables. Vous devrez vous assurer que bien qu’il y ait beaucoup de places de stationnement disponibles, il est également suffisamment proche, par exemple, d’une gare principale pour faciliter l’arrivée des délégués en train.
Assurez-vous que l’installation dispose d’un excellent accès pour les délégués handicapés, y compris ceux qui peuvent avoir des problèmes auditifs. Découvrez si un système de sonnerie est disponible. Assurez-vous que toutes les chambres et salles de bain sont aménagées de manière à être accessibles en fauteuil roulant.
Vous devrez donc porter votre attention sur ce que vous devrez apporter de l’extérieur. Vous voudrez peut-être faire appel au personnel de restauration du centre ou vous voudrez peut-être faire appel à un service comme Elior qui s’occupera d’événements de grande envergure comme celui-ci.
Votre assistant administratif pourra vous fournir une liste complète de toute personne ayant des besoins alimentaires spécifiques, alors assurez-vous que la liste est transmise à votre équipe de restauration dès que possible.
Ensuite, vous devrez vérifier que votre côté technique est couvert. Demandez à votre expert interne de discuter avec le responsable de la conférence de ce qui existe déjà et de ce que vous devrez peut-être embaucher. Assurez-vous que vous et vos délégués recevez le code wi-fi à votre arrivée, quelque chose qu’ils devront probablement inclure dans le pack de bienvenue de vos délégués.
Dans la journée
Si votre équipe a performé aussi bien que prévu, alors vous devriez être prêt. Gardez vos babillards médiatiques et bannières pop-up avec n’importe quelle image de marque en place dès que possible et faites un test final avec votre contact de site pour vous assurer que la technologie et le réseau sont opérationnels. Faites un dernier appel avec l’équipe de restauration pour vous assurer qu’ils ont accès au site et savent quand servir des rafraîchissements et un déjeuner et prendre une grande respiration.
Ayez le numéro de tout le monde au cas où vous auriez besoin d’appeler et partagez cette liste de contacts avec tous ceux qui travaillent sur place pendant l’événement. N’oubliez pas que même si les choses peuvent mal tourner, c’est la façon dont vous les gérez qui compte, alors restez calme et proposez des solutions plutôt que des récriminations.
Une fois que tous les délégués sont partis et que vous poussez un soupir de soulagement, le travail n’est pas encore terminé.
Rassemblez votre équipe pour un débriefing. La meilleure façon de créer une conférence qui fonctionne est de comprendre et d’apprendre de ce qui s’est mal passé. Essayez de ne pas pointer du doigt des membres spécifiques de l’équipe, mais réfléchissez plutôt à ce qui aurait pu se passer différemment pour rendre l’ensemble du processus plus fluide.
S’il y a eu un problème technique, était-ce dû à l’emplacement, au manque de formation des opérateurs ou à un équipement défectueux ? Quoi qu’il en soit, la prochaine fois, défiez ce problème dès le début pour vous assurer que la performance ne se répète pas. Idem pour la restauration et ce que vous pensiez être la communication entre le personnel de l’établissement et votre équipe. Demandez à votre administrateur d’équipe adjoint de créer un résumé de votre évaluation à partager avec l’équipe.
Organiser une conférence n’est pas une mince tâche et avoir les bonnes personnes sur le terrain est la moitié de la bataille pour en faire un succès.
Choisissez le bon lieu, trouvez des moyens de répondre aux besoins de vos délégués et aidez à choisir les conférenciers qui rendront votre conférence idéale cette saison.
Commencez assez tôt avec vos préparatifs, et tout petit problème devrait être résolu et résolu en cours de route.
Si vous avez bien choisi votre équipe et trouvé un centre de conférence qui répond à tous les besoins, une conférence réussie n’est qu’à un jour ou deux. Restez calme, visez grand et laissez briller vos compétences en matière de planification de conférence.