Voici comment configurer les règles de réunion d’équipe

Avez-vous constaté que les réunions d’équipe peuvent prendre du temps et ne pas être productives ? Il est facile pour une réunion d’équipe de devenir un magasin de conversation et d’avoir peu de valeur. Souvent, les meilleures intentions derrière un match sont perdues. Les réunions deviennent sporadiques, les membres de l’équipe n’y assistent pas et les réunions sont annulées.

Au mieux, les réunions d’équipe alignent l’orientation de l’équipe permettant une responsabilité de groupe et d’égal à égal qui favorise la confiance, le respect et une communication ouverte et honnête, le fondement de toutes les équipes motivées. Dans les pires moments, les réunions d’équipe favorisent l’évitement productif qui conduit à la démotivation et aux divisions au sein d’une équipe. Les réunions deviennent une corvée et sont perçues comme une perte de temps.

Alors pourquoi tant d’entreprises ont-elles du mal à organiser des réunions efficaces ? Cela peut être aussi simple qu’il n’y a pas de règles pour la réunion. Toute l’équipe est supposée connaître les règles, mais en réalité c’est rarement le cas. Le simple fait de discuter et de s’entendre sur les règles ouvrira la communication et amènera le sujet au grand jour. Voici quelques-uns des domaines qui doivent être pris en compte

• Quelles sont les règles pour démarrer et terminer la réunion ?
• Quels sont le but et les résultats de la réunion ?
• Comment les résultats, tels que les points d’action ou les minutes, seront-ils enregistrés ?
• Quelles sont les règles pour être « présent » à la réunion, telles que l’envoi de messages texte, l’examen des e-mails, etc.
• Quelles sont les règles sur les interruptions lors d’une réunion ?

À titre d’exemple, voici quelques domaines qui doivent être pris en compte avant de commencer la réunion. Disons que la réunion commence à 9h15. Eh bien, cela devrait signifier que tout le monde est assis avec toutes les informations dont il a besoin pour commencer à 9h15. Cela ne signifie pas qu’il est temps de faire du café ou d’aller aux toilettes. Quel respect ont les retardataires qui montrent ceux qui se présentent à l’heure.

Faites bien comprendre qu’il n’y a pas d’excuse comme « Je devais juste répondre à un appel ». Discutez des règles et des raisons des règles. Découvrez comment toute l’équipe se sent lorsque certaines de ces règles de base ne sont pas respectées. Affichez les règles et revoyez-les régulièrement pour vous assurer qu’elles sont toujours pertinentes.

Et enfin tout le monde respecte les règles et cela inclut le propriétaire !

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